菜鳥翻身攻略:『開會』到底該做什麼?

剛進公司一個月的阿斗,某天被前輩叫進跨部門會議,因為他什麼都沒準備,結果會後被罵得滿頭包
阿斗心想:又沒有人教過我怎麼開會,怎麼能說是我的錯呢?

同樣的情境,相信很多菜鳥都面對過,解決個『開會』疑惑
需要先建立一個觀念:

『醒醒吧,你已經不再是學生了』

過去還是學生的時候,或許能用一句「我不知道」就把責任推掉,但身為一個成年人,這句話不能再當作任何藉口。職場不是學校,沒有人有義務要指導你。千萬不要別人沒下指令就閒在那兒,要自己偷偷學,看看別人都在做些什麼,有時候自己偷偷模仿練習一下也是很好的選擇。

觀念清楚之後,面對『開會』,會議前、中、後,應該做些什麼呢?
以下舉企劃工作跨部門會議為例:

會議前

1.確認會議目的與時程(超重要!!這件事沒確定,會議也是白開)
先確認開會的目的為何,從而計畫並確立整項企劃的進度和時程表,包含時間、地點、與會人員…等等。

2.搜集過往案例自行查詢相關案例的歷史資料,建議先找出公司內部先前做過的類似提案,看看前輩們到底是怎麼做的,同時也可以蒐集其他公司的類似案例。

3. 詢問前輩有些人可能會感到疑惑,為什麼不是先詢問前輩再開始蒐集資料呢?先問過別人再進行不是可以避免浪費時間嗎?畢竟直接問人總是最方便快速的。

會將這放在後面,原因很簡單:
「沒有人有義務指導你。」

當你為了節省自己的時間,什麼都沒準備就去問人,對方勢必得付出更多的時間來詳細的告訴你前因後果。你成功節省了自己的時間,但卻浪費他人的時間,遇到這樣的同事,你的想法肯定會跟我一樣 — — 覺得厭煩。所以建議各位,先自己研究過再開始問會比較好喔!

4. 向主管確認調查結果
將自己完成的企劃草案給主管過目。這麼做,除了給自己多一層的保險之外,更是給主管的基本尊重,所以相當的重要!以往我們求學時,自己完成了報告,就可以直接交給老師;而開始工作後,別忘了你有一個主管,在提交你的報告出去到另一個部門之前,務必先讓你的主管過目,因為他是必須對這份報告負責的人。就算你覺得他忙到沒時間看(或者他真的不會看),但請他過目的動作也千萬不能忘記。

會議中

1.聆聽,做筆記
即使不是自己發言,也務必要仔細聆聽,記下會議中討論的方案,各部門的看法以及針對各項目提出的優缺點,以及最終決策。

為什麼這邊會建議將所有討論內容都要記下來,而不只是結論呢?因為在後續作業的過程中,可能會重複出現相同的疑慮,這時你無法每遇到一個問題就召開部門會議,所以將各部門提出的正反面想法都直接記錄下來將有助於你的後續執行工作。

不要太過信任自己的記憶力,開會事項都十分繁瑣的,有筆記有加分。

2. 提問與發言,最好都與主管事前溝通
在會議討論中,如果你想有所表現,當然可以,但請記住:

提出的想法務必是事前和主管討論過
並且他也認同的

否則,事情的發展可能會演變成
(1)你的想法有缺陷,你們部門變成被攻擊的對象
(2)為自己的部門創造了一個艱鉅的達成目標
(3)如果以上的狀況都沒有發生,也可能會給同事一個你很愛現的負面印象

3. 結束前,確認開會的目的是否達成
會議結束前,請重新快速思考一下,為何需要舉行這個會議,該溝通與交代的事項是否都已經完成?

若有尚未確認的事項,可用委婉的提問方式提醒主管。
例如:請問您對於分工有什麼建議呢?
或是用總結的方式帶到沒有結論的問題
例如:那我們確認一下今天的結論,下次會議的時間..,分工的部分….

會議後

會議記錄、會議記錄、會議記錄!!!

結束之後,當然不能忘了整理一篇詳細的會議記錄,呈交給主管並同時發送給自己部門同事,以及其他部門相關同仁。白紙黑字總是最保險的,這能作為之後的參考資料,也可以避免發生事後遇到小人翻臉不認帳的狀況唷~


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

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