3招重新調整工作步調,終止『職場瞎忙症』

晚上10點,李小姐又是公司負責關燈的人了,一整天下來,她忙進忙出,精力燃燒殆盡。同樣都是新進同仁,隔壁組的Monica陳,卻每天都可以按時下班去運動。

為什麼一樣的工作,有些人總是遊刃有餘呢?
是因為這些人工作能力比較好嗎?

對!或許他們是比大多數的人都強,但是更重要的是,他們對於時間的規劃管理及工作的分配重組能力比你好太多。

透過以下3招,你也可以成為效率超高的職場神人。

第一招:檢視自己的工作內容,進行改良

  1. 寫下自己的工作日誌,記錄每項工作內容及耗費的時間
  2. 找出最花時間的工作,並找出它需要這麼多時間的原因
  3. 針對這項要命的工作,不妨花時間研擬出你的快速完成方案

舉例來說,每月需要確認客戶聯繫狀況,但上百筆甚至上千筆的資料比對工作實是工程浩大,與其依照傳統的人工作業模式,學會使用Excel的公式可以快速完成。花一點時間思考及學習新技術,將有助於縮短例行作業耗費的時間。

第二招:習慣制定工作計畫表,照表操課

  • 將工作項目列表,把類似的工作排在一起做
    假如今天有四件工作,分別是蒐集市場狀況資料、查詢個品牌的新品資料、發公告信、聯絡客戶,將需要上網蒐集資料的工作(市場狀況蒐集+新品資料查詢)放在先後一併完成。相較於被打斷再重新回到原本的項目,連續的進行類似的動作有助於提升工作效率。

排定工作內容的順序為:

最重要的➡ 每日例行事項➡ 簡單可以迅速完成的➡ 冗長且需要時間思考的

將簡單快速的工作排在前面,當你看到自己已經完成大半的時候,心情比較放鬆,就不會再有被工作壓得喘不過氣來的感覺囉!

第三招:預測工作並適時調整,提前完成

  • 面對有時效的工作內容,把死線往前調整,預留修改調整的時間
  • 預測未來可能發生的工作,趁空檔提前開始準備

例如:已經知道主管習慣每週二會議都會詢問相同的問題,就可以提前在週一將它準備好。又或者,主管告訴你下週和客戶要洽談新合約,那麼你可以預想到會議中需要的資料,早點開始準備,不要等到主管指示再開始,而導致原先的工作計畫被打亂。

我們不會一輩子只做一個基層員工,升職後將面對排山倒海而來的工作,更需要改善工作方式,才不會變成一個生活中只剩下工作的行屍走肉。不如從今天起就試著妥善安排規劃並確實掌握自己的時間,結束每天被工作追著跑的加班生活吧!


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

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