別變成討人厭的主管!三步驟變身稱職小主管

先前跟大家提過升上小主管之後要學會的第一件事就是放手 (小主管必修課:就跟你說了放手!不要再找藉口),但叫你放手可不是直接放生下屬!想當個稱職的主管,還有三個簡單的步驟要做:

第一步:分派工作

記得哦,升上了主管並不是當老闆,所以還是會接到許多上級指派的任務。這時候,為了你的肝著想,千萬不要自認為「喔我自己就可以啦」然後就把工作攬下來,把工作合理的分派給下屬才是唯一解!

至於怎麼該分配工作,有兩個小小的原則:

[原則一] 記得分配給自己

如果把全部的工作都發出去,難免會給人一種「主管什麼事都不做」的負面印象,當然下屬也就不會願意替你抬轎。因此,分派工作時千萬別忘記留點事情給自己做。

不過也要切記,如果留給自己的工作比下屬還多,那就沒時間「管理」啦!所以記得只要挑幾項工作給自己就行。(更心機一點的作法是→從中挑一個聽起來超級麻煩但實際很輕鬆的工作給自己,例如:負責對外洽談、跟老闆過總預算等等)

[原則二] 不要「均分工作」

如果同樣的任務給新人和已經工作3年的員工,表面上看似公平,但實際上在雙方年資和薪資都完全不一樣的狀況之下,給予相同的任務本身就是件非常弔詭的事情,看似公平但實際上就是在欺負新人,更甭提新人和老員工有相同能力的情況本來就少之又少,最後可能還要幫忙擦屁股。

所以小主管在分派工作的時候,要盡量依照下屬個別的能力狀況來分派工作。讓每個人能夠發揮長才,更能夠快速地完成工作內容,也減少出錯的狀況。例如:讓新人彙整市場數據、讓老鳥撰寫企劃內容。

第二步:追蹤執行狀況

作為一個體貼又善解人意的主管,適時關心每位下屬絕對是必要的!
不要覺得很麻煩,這麼做對自己的好處真的數不盡。

不過除了培養團隊氣氛之外,關心下屬最重要的目的是要適時的確認專案執行的狀況,避免出包。畢竟你的上司的對口就只會是你,所以完美的完成任務功勞歸你,開天窗了的責任歸屬也一樣是你。如果自已都不在意專案狀況了,那下屬當然更不會重視。

[原則一] 事前訂定Check Point

訂定 Check point 時可以設定兩個版本,一種是提供給下屬的時間點,另一種則是對上司的時間點。切記要留緩衝期,才能在即時掌握執行進度的狀況下,還有時間輔助下屬,給予工作方向的建議和精神方面的支持,讓自己的任務能夠順利的完成,達到目標。

[原則二] 同儕般的關心

當在「追蹤狀況」的時候,以「關心同儕」的角度出發,永遠會比用「監督下屬」方式還要好,這樣下屬會有和你同在一條船上的感受。也能藉由這些關心、輔導下屬的過程,讓他們感受到你對他們的的重視,讓他們對你的好感度和忠誠度大大提升喔!

第三步:調整

如果在追蹤執行狀況時,發現進度落後,或是發現有人其實並不適任工作內容,這時候就要趕緊做調整,不然就等著開天窗啦!

[原則一] 說清楚講明白

調整工作內容或工作模式前,記得用和緩的語氣,跟下屬說明清楚原由(例如:時限問題,目標修正…等),並且詢問他的意願,才不會讓下屬產生不明不白的憤恨。

[原則二] 把決定權讓給下屬

「如果你願意繼續執行這項任務,我找個人協助你,讓你更順利完成?」

「如果你覺得這份任務和你的專業不同,是否願意讓我幫你調換一個更適合你的計劃?」

用這樣和緩的詢問方式,給下屬自己做選擇,讓他對於調整後的任務更專注負責(畢竟是他自己選的)。

調整的方式可以是直接調換下屬的工作內容,或者是找其他人去協同處理。但千萬不可讓特定的下屬沒有事情做,否則會被認定為偏心和不公平哦。

升上小主管,要學的事情真的是不少,開心職場會陪著大家,穩紮穩打的一步一步向上爬(善用偷吃步的小技巧?),希望各位職員的升遷之路都能一路順暢!


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

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