第一次做PPT就上手!如何做出優秀提案簡報?

各位想必都曾經被要求過上台做簡報吧!上台簡報除了口頭報告外,事前的PPT準備也是相當重要的,然而卻沒人告訴我們該怎麼做才是正確的。

別緊張,開心職場現在就要來跟大家分享要怎麼做出一份優質的簡報。

重點一:架構明確

做簡報別當寫作文那樣天馬行空
記得整體架構要明確,並有前後邏輯依據

在開始進行製作之前,務必釐清自己想傳達的重點。資料中要能清楚的說明前因後果,並帶出結論才是一份好的簡報。擬定順序之後再開始製作內容。

重點二:少即是多!

切記:簡報不是論文,不需要滿滿的文字

首先,先釐清做這份PPT的目的是什麼,因為通常簡報還會細分成閱讀版和提案版這兩種版本。

如果像閱讀版是呈交給主管自行閱讀,記得要將細節描述清楚;但如果是上台報告的提案版,太多的文字反而是沒有任何意義的。

由於觀眾會將焦點放在主講人身上,並不是看書,沒有時間逐字拜讀你的大作,所以將重點文字列出來就好,建議可以下列三項為主。

  • 標題:讓觀眾清楚知道話題
  • 關鍵字:標示演講內容的重點
  • 關鍵數據:作為論點加強的輔助

當然,如果這幾項不足以表明想傳達的內容,還是可以加些許輔助說明的文字。但記得針對每項重點的描述盡量不要超過2行文字,以免模糊焦點。

而倘若你擔心在報告時遺漏重要訊息,想將所有細節都寫上,那就寫在「備忘稿」裡面吧!在口頭簡報時,只要使用「簡報者檢視畫面」,就能夠讓自己看到所有內容,而觀眾只看到精美的投影片啦!

重點三:圖解資訊吸收更快

人是視覺動物,記得:圖表比文字更吸睛也更容易理解

大腦在處理文字與圖像的方式不同,處理影像圖片時是採「同步處理」,處理文字則是以線性的「循序處理」,也因此「圖片」在人類的生理上更易於與其他資訊相互連結。這也就是為什麼相較於口述和文字,圖表反而更有助聽眾對「想法」及「概念」的理解。

  • 長條圖、折線圖、圓餅圖怎麼用?

當要描述市場變化、業績成長、業績占比…等數據時,若能以長條圖、折線圖或者圓餅圖來呈現數據,將有助於觀眾的理解。

  • 表格怎麼用?

若是對於兩個或多個方案做比較,則可以選用表格來表現,並於表格上將較有優勢的一方做記號,這會讓觀眾迅速地掌握兩者的差異,自己也能有全盤掌握。

  • 流程圖怎麼用?

如果要敘述步驟,使用流程圖會比「第一步…」、「第二步…」、「第三部…」等文字的贅述還要更加簡潔明瞭。

重點四:適時配圖增加印象

我們當然都希望能做出美麗的簡報,但如果只是為了要美化,而選擇毫無意義的圖片,結果只會模糊焦點。如果沒有適用的圖片,乾脆留白、降低簡報中的雜訊。例如講到新美妝產品的提案,當然就該找美妝產品的圖片作妝點的素材,而不是Hello Kitty。

切記:圖片不僅是美化而是強化印象,因此應採用與內容相關聯的圖檔

想美化但沒有適當的圖片時,請找些簡單的幾何形狀,像是直線、圓形、三角形等來做美化就好。

就算這份文件只是作為口頭簡報的輔助,仍應該確保文字是容易閱讀的。如果採用美觀但不易閱讀的文字,觀眾為了看懂投影片的內容多費精神,反而會讓他們無心在你的口頭報告上。

除此之外,也要記得選用合適的簡報色彩主題,讓底色設計跟字型盡量是高對比的呈現,以免被投放在螢幕上看不清楚內容!

不論如何,方便閱讀都是整份資料的重點,所以除了文字應該選擇方便閱讀的字體之外,當然也應力求整體的呈現方式一致,以利閱讀並讓觀眾能快速的抓住重點。

同時這邊也附上一個很實用的簡報素材模板網站,可以用這些素材來輔助你的簡報哦:https://glide.slidor.fr/


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