【EXCEL放題】建立問卷必學技能:保護你的工作表!

你們是否也常遇到自己辛苦建立好的表格格式、美麗的版型、甚至是複雜的公式,在一瞬間被EXCEL白痴同事摧毀呢?或是有人總是不按照約定好的內容輸入,導致你要整理訊息的時候變得困難無比,還得自己一筆一筆修改?

今天開心職場要教大家兩個小技巧,讓你的EXCEL工作表不再隨便被人亂動啦!

◆建立選單
 -資料驗證
 -自動提示
◆保護工作表

建立選單

首先先在空白的地方輸入好你要限定的文字或數字內容。接著把要設定的欄位全部圈選起來,然後從「資料」裡面選取「資料驗證」再來設定的部分要選擇「清單」。最後,在「來源」的部分,把預設好的選項圈起來,再來按下確定。

這樣就完成了!當點選到指定的儲存格時,右方會出現向下的箭頭,點選之後就會跑出自訂好的選項囉!

你們可能會想問「性別」當然很好設定,那「電話」有辦法設定嗎?
這邊我們誠實的告訴大家,是可以的,只是超級無敵麻煩!
所以這邊教大家另一種比較省力的提醒方式:當使用者點選到電話的欄位時,可以自動跳出提示,提醒使用者應該以什麼格式輸入。

首先一樣把想要設定的欄位圈選起來,然後點選「資料驗證」。這次我們要從「輸入訊息」裡面設定,「標題」和「輸入訊息」的位置請輸入你想提示的內容,接著按下確認。

再來你就會看到,只要點選到設定的欄位,就會自動出現提示訊息啦!
加上此提示文字,就比較能降低大家不按照格式填寫的問題囉!

保護工作表

首先把基本資料和公式都全部輸入好。接著把「可以讓人編輯」的部分圈選起來,然後從「校閱」裡面點選「允許編輯範圍」。再來按下「新範圍」,出現的視窗裡,可以自己設定標題名稱,以利自己確認使用,最後按下「確定」。

**注意**如果設定「範圍密碼」的話,想要修改儲存內容的人就必須要輸入你設定的密碼才能進行修改;如果要讓所有人都可以在圈選的儲存格範圍內輸入文字,「範圍密碼」就留白不要輸入任何訊息。

再來要按一下「保護工作表」,然後設定自己的密碼,如果之後想要編輯剛才沒有選取到的欄位,都得輸入密碼才能編輯。下面的選單是你想要保護的內容,如果任何格式都不想被破壞,那就只留預設的最上面兩個勾勾,其他都不要打勾。接著一樣記得按下「確定」。

EXCEL這時候會要求你再輸入一次相同的密碼,輸入完請按「確定」。
完成之後,只有指定的部分可以編輯,所有人都能自由輸入文字或數字。
而點選到沒有開放編輯的儲存格,並且想要修改時,就會自動跳出系統提示無法修改。

如果想要修改其他內容時,再到「校閱」裡面按下「取消保護工作表」,然後輸入當初的密碼就行囉!

希望今天教給大家的小技巧,能夠有效的幫助大家阻擋職場上的EXCEL白癡。
那我們就下次見啦!


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

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