【PPT放題】不會做簡報圖表?SMART圖表學起來你也能成為圖解大師!

今天開心職場要來跟大家分享PPT內建的實用圖表建立功能,以及這些圖表適合用於什麼樣的情況下使用。

首先,從「插入」裡面可以看到「SmartArt圖形」,點下去後可以看到office系統貼心幫大家分類好的圖形類型

裡面包含有:
◆清單
◆流程圖
◆循環圖
◆階層圖
◆關聯圖
◆矩陣圖
◆金字塔圖

那就一起來看看各種圖形的使用時機和建立方式吧!


清單

當有許多項目需要列出,但其中沒有明顯的關聯性或者沒有先後順序時,就相當適合使用這種圖形。例如:公司這次推出的產品種類有A、B、C、D;公司的各部門介紹;各部門同事介紹…等。

從左側「文字窗格」區域內輸入文字,就會自動顯示在SmartArt圖形中。

「升階」的功能代表將文字內容變成表頭,當選取特定文字後,點選「升階」,會看到文字被放到上面較深色的區塊。

「降階」的功能會將表頭的文字放到內容的部分。點選文字後,若按「降階」,就會看到所點選的文字及原先在其下方的文字,全部都被轉換成內容。

「上移」和「下移」可以改變每一個區塊的順序。

如果想讓順序全部顛倒,「從右至左」可以幫你直接完整調換產品的順序唷!


流程圖

顧名思義,這個圖形在要表現事件的先後順序、執行的流程時才會使用。例如:公司歷史介紹;專案的執行作業順序;製程步驟…等。

跟大家介紹幾種較常使用的流程圖

1. 基本流程圖

用來強調每件事情間的先後順序,也是最清楚明瞭的一種流程圖。

2. 流程箭號

強調每個狀態間要做的動作,如果需要強調每段過程間經歷的步驟或需要做些哪些事時,建議可以使用這樣的圖形。

3. V型箭號清單

每個事件都有必辦事項時,以這個圖形更能清楚表達有那些大事件,及每件事件中分別有哪些要處理的任務。

循環圖

如果流程是循環性的,就可以使用這種圖形,會比使用長條狀的流程圖更顯眼。例如:財務預算審核流程、KPI追蹤流程…等。


階層圖

用來展現「組織結構」的最佳圖表。例如:公司內部組織結構或各部門內人員組織結構。

文字窗格裡,每一個「階層」就會對應到圖中的一個階層。如同「清單」,可以選擇升降階和上下移的功能來調整順序。

每個部門的分支,可以從「SmartArt設計」裡面的「版面配置」選取想要的格式。記得在選擇格式前,要先點選「文字窗格」裡面分支的頭,接著再看自己想要哪種樣式(首行由左開始、首行由右開始、兩側)。

如果想要增加助理,可以從「SmartArt設計」裡面的「新增圖案」中點選「新增助理」。接著就會在你選擇的部門主管的下方出現一個格子。助理的顯示方式在「文字窗格」中會和其他不同,其他職務前方顯示的是圓點,而助理職務前方則是折線加圓點。


關聯圖

關聯圖中有許多不同的圖形,可以用來強調「對立狀況」、「平衡狀態」、「交集聯集」、「核心目標」、「架構」等等各種不同的狀態。

開心職場今天想跟大家介紹其中比較方便使用的3種:

1. 循環矩陣圖

當有幾個不同面向,同時構成一個完整概念時,非常適合使用此圖表。例如常說的4P,4C。

2. 基本文氏圖表

強調多個概念的集合,就非常適合使用這個圖形。例如:新產品具有哪些優勢。

3. 星型清單

針對衍伸出來的案例做說明,例如:新的行銷企劃提供三種不同的方案及做法。


矩陣圖

矩陣圖最佳時機是用在市場分析的時候,例如我們常聽到的SWOT,或是要分析和競爭品牌的市場定位差異及顧客定位分析。


金字塔圖

金字塔圖可以用來表現高低階層、通路大小等訊息,通常用金字塔的表現模式,越頂端會給人越高階的感覺。使用上可以拿來說明銷貨通路、客層分析…等。

以上就是各位整理的SmartArt好用圖形,希望能讓大家在製作簡報時可以有更多的選擇,不再只有滿滿的文字囉!


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

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