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【雲端職人】Google Docs也能發會議通知?3種隱藏功能讓工作更有效率!

遠距工作中很重要的一件事就是能和同事們同步所有的工作進度,並且確實的掌握開會的時間等等,所以我們今天就要來教大家怎麼使用Google Docs的附加工具來讓團隊工作更有效率。

◆開啟工具
◆建立會議
◆建立代辦事項

編輯文件時,突然想到需要通知同事的內容,使用Google內建的功能,不必開新視窗也能新建會議或待辦事項。


開啟工具

點選右下角的小箭頭「顯示側邊面板」 ,就會出現「Google日曆」、「Keep」和「Google工作表」。


建立會議

點選底下的「建立活動」, 接著就可以依照自己的需求輸入會議開始及結束的時間、在日曆上顯示的顏色以及會議的相關說明。

如果要邀請其他人員參加此會議,從下方的「新增邀請對象」處輸入對方的email, 接著按下「儲存」, 然後就能選擇是否要傳送email給與會人員。


建立待辦事項

想要建立工作事項或者待辦事項,從右側的「側邊面板」中點選「Google工作表」就能新增工作。點選之後,下方會出現待辦事項清單,點下右邊的「筆型符號」,就能編輯工作內容。

完成工作後點選工作項目前面的「O」,此項目就會自動消失。

建立後,不管是會議還是工作待辦清單,從Google行事曆中都能看到這些訊息,也能同步讓其他同事看到。讓你們的工作更順暢。

不過這些方便的功能基本上是存在於電腦版中,所以如果想用手機看到你的待辦事項(Tasks),必須要另外下載Google的Tasks app,這是我們覺得這個系統唯一不方便的部分啦😕


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【雲端職人】共同編輯超好用!遠端工作必備的Google Docs功能

線上共同編輯軟體不論你是一般工作者,或者遠距工作者,都是相當便利的好幫手!其中最方便快速的,不外乎就是Google推出的Office啦!

不知道大家是不是都已經充分的認識它的功能了呢?如果還不懂,就趕快讀一下這篇文章吧!

Google Docs點擊這邊就可以開啟囉:https://www.google.com/docs/about/

今天要跟大家介紹的是Google Docs中「共同編輯」的相關功能:
◆設定共同編輯
◆通知功能
◆註解功能
◆建議操作

設定共同編輯

首先打開Google的應用程式後,點選右上角頭像左側的「共用」。

接著,想設定只有特定的人可以編輯的話,點選「新增使用者和群組」,然後輸入對方的email帳號(最好是google帳號的email位址,這樣系統會記錄是誰進行編輯)。

然後從右側可以選擇使用者的權限,並於email下方勾選「通知邀請對象」,接著按下「傳送」,系統就會發送編輯通知給該名使用者。

如果要讓所有知道連結的人都可以編輯,就從「取得連結」中,點選「變更任何知道這個連結的使用者權限」。

然後把權限改為「編輯者」,之後只要把連結貼給別人,人家就能參與編輯了。


通知功能

Google預設條件為只要有人編輯就會發email通知原作者(也就是建立檔案的人),當然我們也能自己設定通知的條件。點選右上角「共用」左側的「開啟註解紀錄」(對話框符號),接著點選「通知」就能依照自己的需求修改設定了。


註解功能

若有其他的意見,但又不太確定是否該直接修改內容時,可以用加註解的方式。針對內容加上註解,要先把想加註解的文字選起來後,點下右側出現的「加註解符號」。

輸入完成自己想加上的註解之後,千萬別忘了按下「註解」,這樣才算完成喔!

想要針對別人的回覆再次回應,直接點選回覆的框框,就能夠輸入文字,接著按下「回覆」,就會發出回應的訊息。另外,如果不再需要此註解,想要消除時,同樣點選框框後,按下「✓」就可以囉!


建議操作

建議操作會在原始文件中加入建議修改的方式,與大家討論沒問題後,只要打勾就會自動依照建議操作的內容自動修改。(p.s.如果用加註的方式,必須在文件中重新修改)。想要使用建議操作,可以點選右鍵,選取「建議編輯」;或者從右上角的「編輯模式」選取「建議操作」。

或者也可以直接點選文字,右方會出現「建議編輯」的選項,點下去就可以直接編輯囉!

事後確認如果要依照「建議操作」的內容修改,點選右側框框內的「✓」,不要的話,點選「X」,就能快速的修改完成囉!

以上就是使用Google文書工具的共同編輯小技巧,不知道的趕快做筆記,知道的趕快傳給還不知道怎麼使用的人吧!


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【Word放題】一鍵修改指定文字!超省時Word隱藏秘技!

你們有處理過工作上的合約文件嗎?合約短則一頁,長至幾十頁,這麼多頁只要多一個客戶,光改客戶名稱就崩潰;或者想到要找某項條文,又要一頁一頁往下拉,不知道要拉多久才到。

其實Word有些內建的超便利功能,讓你可以同時大量修改特定內容,以及快速跳到需要修改的地方哦!話不多說,立刻進教學~

這次會學到的功能有:
◆超簡易的版面美化功能:快速組件
◆大量修改特定內容的功能:文件摘要資訊
◆快速跳到特定頁面的功能:交互參照

一.快速組件(快速套用格式樣板)

快速組件是Word裡鮮為人知的功能,加入快速組建可以快速加入一段文字,而且不必自己設計也能有內建版型可用,在做文字引述、內容強調時,都相當實用。操作方法非常簡單,從「插入」裡點選「快速組件」中的「建置組塊組合管理」。

接著就能看到各種格式選擇,可以直接套用引述文字,或插入重點提示欄位等等。選擇適用的格式後按下「插入」,Word中就會出現漂亮的文字方塊,接著就能自行編輯其中的文字內容。


二.文件摘要資訊(大量修改指定文字)

快速組件除了版型好用之外,其中的「文件摘要資訊」可以讓你大量修改文件中相同的文案種類,例如在修改公司名稱、公司資訊時用這項功能,就不太會遺漏資訊。從「插入」中選取「快速組件」內的「文件摘要資訊」,接著會看到許多的項目可以選擇,包括公司、公司名稱、作者…等項目,點選自己需要的項目即可。接下來在出現的[ ]內輸入需要的文字,例如:開心職場。

不過千萬要記得,在建立合約時,只要會用到此公司名稱,都得以「文件摘要資訊」插入名稱,這樣日後要修正時,只要修改其中一個,就會全數一起修改好囉!


三.交互參照(檔案內超連結)

最後要教的是查找功能,可以用來製作目錄頁或者嵌入文章內容,讓你快速可以跳換到相關的頁面。這邊以目錄為示範,先把內容都完成,接著在要插入連結的位置,點選「插入」中的「交互參照」。接著從下方選擇想要連結的段落。

右上角的「插入參照類型的」可選擇插入的內容,例如要讓目錄顯示段落標題,就選擇「段落文字」,若要插入頁碼,就選擇「頁碼」。選擇完畢後按下「插入」。

再來就會看到文字出現啦!將滑鼠移到文字後,會看到系統提示「按住CTRL鍵再按一下滑鼠以追蹤連結」,照做的話,就會自動跳轉到該頁面囉!

以上就是我們今天的Word教學啦!希望大家能有效的運用這些功能,讓自己的職場生活更游刃有餘唷!


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【WORD放題】千封邀請函一次完成!善用這個功能超省事

大家是否曾經遇過需要製作大量郵件的狀況:例如邀請信每個人的名字和地址都不一樣,是不是只能認命的打開Word,將一筆一筆資料剪下貼上?

這種痛苦的事情不要再做啦!今天開心職場要教大家如何將Excel的內容直接轉換成Word,省去這些麻煩。

第一步:在Word輸入郵件信內容&在Excel檔輸入資料

首先第一步,建立一個Word檔,把需要的郵件內容輸入完成。另外也要記得打開Excel檔,把要替換的寄件者資料輸入完成。

第二步:從Word檔中匯入Excel資料

接著從Word上方清單的「郵件」裡面點選「選取收件者」中的「使用現有清單」。然後選擇好你的Excel資料清單及工作表,然後點選確認。

第三步:替換資料文字

然後將想要替換的文字選起來之後,從上方的「郵件」中點選「輸入合併欄位」,然後選擇自己想要匯入的內容。

選擇好之後會看到文件的內容顯示為《粉絲姓名》,這就表示已經成功囉!

完成後,怎麼檢查呢?

如果想看看結果如何,就從上方點選「預覽結果」,就能看到呈現的效果了。當你想看下一筆資料,在「預覽結果」的右側可以按下一頁,就能一筆一筆瀏覽啦!

確認沒有問題之後,就可以點選右側的「完成與合併」,選擇要「列印」還是「傳送電子郵件」,接下來Word就會幫你自動全部處理好了~

這樣的功能是不是非常方便呢?希望能幫助到需要大量輸出不同資料的你們,讓你們能夠大量節省不必要的時間。


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【Word放題】別再用文字藝術師!教你用Word排出超美報告版型

無論是履歷或公司年度報告,只要是不好的排版,即使內容相當精采,也無法抓住眾人的目光。當然不是每個人都會排版,除了拿網路上的免費樣板以外,其實只要善用Word,更能照自己的需求排出漂亮的版位哦!這篇排版大補帖很長,接下來就慢慢交給大家啦~

今天的內容有:
◆多欄呈現
◆複製格式
◆自首放大
◆換頁
◆頁首、頁碼、頁尾
◆浮水印&頁面色彩
◆頁面框線

❖ 多欄呈現效果

首先,將想要分成多欄的部分圈選起來,接著從上方選單的「版面配置」中點選「欄」,然後選擇你想要的欄數。

結果就會像下圖,將你所圈選起來的部分分成兩欄囉!

如果不想要這麼死板板的左右欄寬相同大小,當然也是可行的。

同樣把想要的部分選起來,從上方選單點選「版面配置」裡面「欄」,接著選取「其他欄」。

接著就可以從跳出的視窗中,選擇想要的排版方式,當然,也可以從中間的「寬度」部分手動調整左右欄位的大小。


❖ 複製格式

想要使用相同的字型和大小,但卻忘記是什麼設定?不用驚慌,把你想要使用的字圈選起來,接著從「常用」中按下「複製格式」。

再來直接將想要更改的字全部圈起來,它就會自動變成你想要的字型和大小囉!


❖ 字首放大

將想要放大字首放大的那一行圈選起來,接著點「插入」裡面的「字首放大」,接著就會自動呈現如雜誌書籍等美美的首字放大效果囉!


❖ 換頁

想要把內容移到下一頁,不要再傻傻地狂按Enter啦!直接點選想要分頁的位置,接著從「插入」中點選「分頁符號」。

Word就會自動把後面的文字移到下一頁了。


❖ 頁首、頁尾、頁碼

頁首及頁尾是會自動呈現在每一頁的內容,用於報告中可在每頁重複提醒觀讀者這份計畫的名稱、公司名稱、小組名稱…等。

從「插入」中選取「頁首」或「頁尾」。接著就會發現本文的部分變成灰色,那就是進入了編輯頁首(或頁尾)的模式了。這時就可以手動輸入想要呈現的字樣,或者是放入圖片。

插入頁碼的的方式也非常簡單,從「插入」中選取「頁碼」,接著就能選取自己想要的頁碼樣式。若想要修改頁碼格式,或者第一頁不想呈現頁碼,這些調整都能從上方選單中的「頁首及頁尾」中「頁碼」的「頁碼格式」中編輯。

點選之後出現的視窗中可以選擇自己想要的數字格式,下面還能設定起始頁碼。完成設定後記得一定要按「確認」,不然是不會出現效果的喔!


❖ 浮水印&頁面色彩

浮水印可以適當的美化版面,但建議放上簡單的圖樣,例如公司logo,太過複雜的圖案只會造成反效果。製作的方法是從上方選擇「設計」,接著可以在右側看到「浮水印」,點下去之後可以直接選擇簡單的樣板,或者再選擇下方的「自訂浮水印」。

點選之後會出現一個視窗,這時可以選擇自己想要的圖片,並調整大小(縮放比例),另外右側還有一個選項叫「刷淡」,它會自動將圖片顏色變淡,減少對於文字閱讀的影響。建議大家可以自己衡量原本圖片的色彩深淺,再來決定浮水印是否需要刷淡。

頁面色彩則是會自動填滿整個頁面,從「設計」中點選「頁面色彩」,接著就能選取自己想要的顏色。或者可以選擇其中的「填滿效果」,就能自行設計想要的底圖樣式。

如果選擇「填滿效果」,會出現一個視窗,讓你選擇自己想要的樣式。其中有漸層、材質、圖樣、圖片四種,如果選擇圖片,就能匯入自己想放的圖片。

我們使用開心職場的圖片作為頁面色彩,結果如下。會發現其實圖片本身長寬和頁面的長寬比不同,所以它會有重複出現,並且沒有置中。相較於浮水印,顏色又更深。所以在報告的內容裡較不建議使用。但如果作為封面,能夠呈現不同的效果的喔!


❖ 頁面框線

從上方選單中,選擇「設計」然後點選「頁面框線」,就會跳出一個視窗供你做選擇。除了基本的線條樣式(並可調整色彩及粗細)外,Word本身還有內建的圖樣可以做為邊框。

下面就是使用框線可以做出來的效果啦!

頁面框線的使用不只是加上大框框在整頁周圍,也可以用於文字之間的分隔。點選想要加入分隔線的位置後,再點擊「頁面框線」,接著在跳出的視窗中選取「框線」,然後左側可選取「自訂」、右側選取套用至「段落(加上區隔線)」或「文字(對文字做效果)」。

如果只想在下方加入區隔線,就在右側預覽的位置,點選下方線條的按鈕。再來就可以依照個人喜好,選擇自己想要的線條樣式、色彩、寬度…等。

下圖左側就是使用「段落」加入框線,右圖則是使用「文字」加入框線的效果。

今天交給大家簡單的版面操作說明,希望都能幫助到你們,讓大家可以做出水噹噹的報告喔!


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【PPT放題】進階簡報技巧:用互動式簡報讓你的提案更加分

你可能以為這篇是要教你們使用動畫,那你可就猜錯啦!雖然動畫功能會讓簡報更活潑,但設定的時間如果現場狀況不和,那可是會大扣分的!

因此這次來教大家更好用的「互動式簡報」,利用PPT內建功能來讓你的簡報更生動!

這篇會教你什麼呢:
◆互動按鈕:單張投影片呈現多項內容
◆使用連結:建立簡報目錄欄
◆投影片縮放:建立簡報目錄欄

互動方式一:互動按鈕

在單張投映片中,如果有很多資訊想呈現,為了避免資訊過多的狀況,可以使用「互動按鈕」設定,當你提到相關內容時,按下按鈕再顯示想要呈現的內容。

互動按鈕作法:
將圖片和按鈕都製作好,點選圖片並選取上方選單中的「動畫」>「新增動畫」,選擇圖片出現的方式。

點選「動畫窗格」後,右側就會出現所有的動畫設定。在右側動畫窗格內,將右邊的向下箭頭點下去,選擇「時間」。再來從觸發程序中,選擇「按一下就開始效果」,並選取相對應的LOGO之後按下「確定」。

再來,點選另外兩張圖片,用「新增動畫」幫它們增加「消失」動畫,時間的部分請選取「隨著前動畫」。*注意:這兩個動畫在動畫窗格中的位置必須要在前面製作的出現動畫下方。

以上述的步驟將三組圖片都設定完之後,同時選取三張圖片,再「新增消失動畫」。並從動畫窗格中右側箭頭,選取「與前動畫同時」。*注意:最後製作的這個動畫必須在動畫窗格中最上方。

再來就可以依照自己的喜好調整圖片的位置、加入首頁標題…等。(如果加入首頁標題,請確保它在圖層最下方)。這樣就完成啦!在投影片放映時,點選「TOY STORY 4」這個按鈕的時候,就會出現它的海報囉!


互動方式二:使用連結

建立好所有的投影片,並把第一頁要做成目錄的樣式,放入喜歡的圖片作為按鈕,接著點選其中一個按鈕,然後在上方「插入」中點選「連結」的「插入連結」。在彈出視窗中選擇「這份文件中的位置」,並選取對應的投影片後,再按下「確定」。 重複這樣的方式,完成所有的按鈕即可。

完成目錄頁的3個按鈕設定之後,將它們全選複製,並貼到剩下的每一頁。

開始投影片放映時,出現的會是目錄的畫面。
接著只要點選按鈕,就會自動出現對應的圖啦!

使用連結的好處是,可以任意改變報告的順序,也能隨時直接回到自己想講的頁面,又不必一頁一頁翻。


互動方式三:投影片縮放

這個方法不僅簡單而且在實際放映時又相當美觀,非常值得做簡報時使用。

先將投影片製作完成,並開啟一頁空白投影片作為目錄,選取空白投影片,並從上方「插入」中點選「縮放」裡面的「投影片縮放」

選取所有製作好的投影片內容,點選「插入」後,空白投影片就會直接出現三個按鈕,變成類似目錄投影片的畫面。

同樣選取目錄投影片後,再從上方選擇「投影片放映」裡的「設定投影片放映」。於彈出視窗內的「放映投影片」點選「從1至1」並按下確認,這樣播放時就只會出現第一頁的畫面,這樣就完成啦!

播放時會顯示如下圖,點選想要的按鈕後,就會自動跳到該頁面。如果想回到目錄頁的話,只要按任意鍵就會再回到目錄頁囉!

是不是覺得滿簡單的?希望大家都能善用這些功能,讓簡報變得更有趣哦!

延伸閱讀: 【PPT放題】圖片去背不求人!PPT去背功能詳解


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!

【PPT放題】不會做簡報圖表?SMART圖表學起來你也能成為圖解大師!

今天開心職場要來跟大家分享PPT內建的實用圖表建立功能,以及這些圖表適合用於什麼樣的情況下使用。

首先,從「插入」裡面可以看到「SmartArt圖形」,點下去後可以看到office系統貼心幫大家分類好的圖形類型

裡面包含有:
◆清單
◆流程圖
◆循環圖
◆階層圖
◆關聯圖
◆矩陣圖
◆金字塔圖

那就一起來看看各種圖形的使用時機和建立方式吧!


清單

當有許多項目需要列出,但其中沒有明顯的關聯性或者沒有先後順序時,就相當適合使用這種圖形。例如:公司這次推出的產品種類有A、B、C、D;公司的各部門介紹;各部門同事介紹…等。

從左側「文字窗格」區域內輸入文字,就會自動顯示在SmartArt圖形中。

「升階」的功能代表將文字內容變成表頭,當選取特定文字後,點選「升階」,會看到文字被放到上面較深色的區塊。

「降階」的功能會將表頭的文字放到內容的部分。點選文字後,若按「降階」,就會看到所點選的文字及原先在其下方的文字,全部都被轉換成內容。

「上移」和「下移」可以改變每一個區塊的順序。

如果想讓順序全部顛倒,「從右至左」可以幫你直接完整調換產品的順序唷!


流程圖

顧名思義,這個圖形在要表現事件的先後順序、執行的流程時才會使用。例如:公司歷史介紹;專案的執行作業順序;製程步驟…等。

跟大家介紹幾種較常使用的流程圖

1. 基本流程圖

用來強調每件事情間的先後順序,也是最清楚明瞭的一種流程圖。

2. 流程箭號

強調每個狀態間要做的動作,如果需要強調每段過程間經歷的步驟或需要做些哪些事時,建議可以使用這樣的圖形。

3. V型箭號清單

每個事件都有必辦事項時,以這個圖形更能清楚表達有那些大事件,及每件事件中分別有哪些要處理的任務。

循環圖

如果流程是循環性的,就可以使用這種圖形,會比使用長條狀的流程圖更顯眼。例如:財務預算審核流程、KPI追蹤流程…等。


階層圖

用來展現「組織結構」的最佳圖表。例如:公司內部組織結構或各部門內人員組織結構。

文字窗格裡,每一個「階層」就會對應到圖中的一個階層。如同「清單」,可以選擇升降階和上下移的功能來調整順序。

每個部門的分支,可以從「SmartArt設計」裡面的「版面配置」選取想要的格式。記得在選擇格式前,要先點選「文字窗格」裡面分支的頭,接著再看自己想要哪種樣式(首行由左開始、首行由右開始、兩側)。

如果想要增加助理,可以從「SmartArt設計」裡面的「新增圖案」中點選「新增助理」。接著就會在你選擇的部門主管的下方出現一個格子。助理的顯示方式在「文字窗格」中會和其他不同,其他職務前方顯示的是圓點,而助理職務前方則是折線加圓點。


關聯圖

關聯圖中有許多不同的圖形,可以用來強調「對立狀況」、「平衡狀態」、「交集聯集」、「核心目標」、「架構」等等各種不同的狀態。

開心職場今天想跟大家介紹其中比較方便使用的3種:

1. 循環矩陣圖

當有幾個不同面向,同時構成一個完整概念時,非常適合使用此圖表。例如常說的4P,4C。

2. 基本文氏圖表

強調多個概念的集合,就非常適合使用這個圖形。例如:新產品具有哪些優勢。

3. 星型清單

針對衍伸出來的案例做說明,例如:新的行銷企劃提供三種不同的方案及做法。


矩陣圖

矩陣圖最佳時機是用在市場分析的時候,例如我們常聽到的SWOT,或是要分析和競爭品牌的市場定位差異及顧客定位分析。


金字塔圖

金字塔圖可以用來表現高低階層、通路大小等訊息,通常用金字塔的表現模式,越頂端會給人越高階的感覺。使用上可以拿來說明銷貨通路、客層分析…等。

以上就是各位整理的SmartArt好用圖形,希望能讓大家在製作簡報時可以有更多的選擇,不再只有滿滿的文字囉!


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【PPT放題】2招教你優化簡報,讓觀眾不再想睡覺!

今天我們要教大家2個在PPT中突顯重點的方法,讓你面前的觀眾更聚焦在簡報上!

◆重點HIGHLIGHT
◆案件顯示詳細內容

一、重點HIGHLIGHT

第一步先將投影片內容製作好之後。
從上方選單點選「插入」→「圖案」,然後選擇長方形。依照想要強調的字樣長寬拉出長方形。

接著點選這個長方形,從上方選單的「圖形格式」中,將「圖案外框」改為「無外框」。再來從同樣的位置,點選「圖案填滿」裡面的「其他填滿色彩」。選擇好自己想要的顏色,然後調整透明度,之後再按下「確定」。這樣就會出現類似螢光筆的效果啦!

再來要加入動畫效果囉!

首先,先將做好的HIGHLIGHT圖框點選起來,再從上方選單的「動畫」裡面選擇你想要的出現效果。

接著再從「動畫」裡「新增動畫」,點選「消失」。

將設定好的長方形動畫複製一個出來,從「動畫窗格」裡面找到第二個長方形的「出現動畫」,並從右邊的向下箭頭裡,點選「與前動畫同時」。

最後,把第二的長方形複製到你想要的所有位置,就完成囉!

這樣一來,播放同影片時,只要點一下滑鼠,就會出現HIGHLIGHT,每按一下,原本的HIGHLIGHT就會消失,然後出現下一個啦!


二、按鍵顯示詳細內容

這種做法要將每部分的細節內容都分開做成一個文字方塊,排版好之後,把他們全部按順序選起來,然後從上方表單的「動畫」點選自己想要的「出現」動畫。

然後打開動畫窗格,如同前面教的作法,把動畫窗格內的所有動作改成「按一下滑鼠開始」。這樣就完成囉!

每按一下滑鼠,就會出現一個細節。如果希望一次只出現一個細節,就如同HIGHLIGHT的作法,多新增消失的動畫,然後移動到適當的順序就可以囉!

今天的PPT教學就到這邊,希望能幫助到大家!

如果還有什麼想學的東西,也請告訴開心職場唷!


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【EXCEL放題】數據分析必學!5類超實用公式大公開(下)

學會了上回的EXCEL攻略【EXCEL放題】數據分析必學!5類超實用公式大公開(上),開心職場要接著跟大家介紹更多實用的Excel公式囉!

◆最大最小值:MAX,MIN
◆找到指定字元:FIND
◆取出指定字元:LEFT,RIGHT

最大最小值

1. 最大值

=MAX(開始範圍1:結束範圍1,開始範圍2:結束範圍2,…)

若希望知道知道選取範圍內的最大值,就可以使用MAX公式,例如下範例=MAX(A3:A6,C3:C6),就是找到A3到A6和C3到C6數值之間最大值。

若包含多個不連續的範圍區間,記得用「,」將不同區間隔開。

2. 最小值

=MIN(開始範圍1:結束範圍1,開始範圍2:結束範圍2,…)

若希望知道知道選取範圍內的最小值,就可以使用MIN公式,例如下範例=MIN(A3:A6,C3:C6),就是找到A3到A6和C3到C6數值之間最小值。

若包含多個不連續的範圍區間,記得用「,」將不同區間隔開。

找到指定字元

=FIND(指定的字元,尋找的儲存格)

找出指定的字元在選定的儲存格內的位置,如果顯示2,代表指定的字元在儲存格內左側數起第2個位置。

下圖範例中FIND(“City",A6)代表找出「City」在A6這個儲存格內左側數來的第幾個字元。

至於「找到指定字元」在職場中該怎麼運用呢? 一般會和「取出指定字元」合用。

取出指定字元

1. 由左側取出字元

=LEFT(指定的儲存格,取出的字元數)

取出指定儲存格內,由左側開始數起的N個字元。

下圖範例中,LEFT(A6,B6-1)就是從A6這格中取出由左開始數起的7個字元。

2. 由右側取出字元

=RIGHT(指定的儲存格,取出的字元數)

如同LEFT,只是改成由右側開始算取出字元。

找到指定字元」和「取出指定字元」一起合用,就可以幫助你快速整理出來指定的資訊囉!例如你有多家客戶地址的一串資料,例如新北市OO區、台北市XX區…等。使用FIND(“市”)搭配LEFT,就可以取出顧客居住在哪一個縣市。

以上就是幾個EXCEL進階公式,希望對於Excel苦手們可以有幫助囉!學起來,一起晉升excel達人囉!


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【EXCEL放題】數據分析必學!5類超實用公式大公開(上)

今天我們要跟大家介紹更多實用的Excel公式囉!

◆邏輯公式:IF,AND,OR
◆數字運算:ROUND,ROUNDUP,ROUNDDOWN

邏輯公式

1. 如果IF

=IF(指定的條件,符合條件的顯示內容,不符條件的顯示內容)

指定的條件設定可以是以下幾種:

(1)數值的關聯:大於、小於、等於某個特定的數字。如:K3>300,K3儲存格的數值必須大於300。

(2)文字的相關:等於、包含那些文字。如: K3=”開心職場” ,則K3儲存格內容必須符合這個文字才行。

(3)格式的相關:儲存格內的文字及數字的排列模式符合條件。如:LEFT(K3,2)=A”,則K3儲存格從左數來第二個字元必須是「A」才是符合條件。

符合條件及不符條件要顯示的內容,可以是文字,也可以是公式。記得如果是文字時,文字前後都必須用「”」標記,EXCEL才會知道是文字唷!

下方範例中,若希望自動確認商店每天的銷售額是否達標,則設定公式如圖。這樣如果實際營業額>目標營業額時,達標欄位就會自動顯示「O」,否則顯示「X」。

2. 交集AND

=AND(條件1,條件2,…)

白話文就是「並且」,這個公式通常會與其他公式搭配使用,所有的條件都必須符合才算是「符合條件」。每個條件中間要使用「,」隔開。

範例中,若希望追蹤「每天是否達標」且「銷售超過5筆」,則設定公式如下。這樣當這兩個要件都符合時,才會顯示自動顯示「O」,否則顯示「X」。

3. 聯集OR

=OR(條件1,條件2,…)

白話文是「或者」,這個公式同樣得搭配其他公式使用,只要符合設定條件的其中一項,就代表「符合條件」。

依照下方範例中設定公式,只要符合「達標」或「交易超過5筆」,就會顯示「O」,都不成立才會顯示「X」。

數字運算

1. 四捨五入 ROUND

=ROUND(要算的數字,算到哪一位)

「要取到哪一位」在輸入的時候要注意EXCEL規範的格式。如果是「正數」表示小數點以下幾位「負數」表示小數點以上幾位

下面範例中,我們將B2儲存格內數字分別以四捨五入取道百位、個位及小數點下2位。

2. 無條件進位 ROUNDUP

=ROUNDUP(要算的數字,算到哪一位)

下面範例中,將B4的數值用無條件進位,取到百位、個位、小數點下2位。

3. 無條件捨去ROUNDDOWN

=ROUNDDOWN(要算的數字,算到哪一位)

範例中,我們把B5以無條件捨去法取到百位、個位和小數點下2位。

下回,開心職場還要教你三種超實用的EXCEL公式,千萬別錯過!


因為自己也曾經痛過,所以創建這個網站,把自己學到的技巧交給其他其他和我們一樣想脫離社畜生活的人們。親愛的酒客們,點杯最適合今天心情的調酒,然後聽HOPPY OFFICE的酒保們給你最終肯的建議吧!