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【EXCEL 放題】菜鳥都能學會的樞紐分析表應用!

開心職場之前在 【Excel 放題】超實用4大隱藏版功能,輕鬆戰勝試算表簡單提過樞紐分析表的原則,不過實際要運用在工作上到底怎麼做呢?今天就以「製作年度銷售分析」為範例,教教大家怎麼應用樞紐分析表!有空的話記得看完還要跟著操作一次,才有辦法真的記起來哦!

本篇的學習重點:
◆樞紐分析表的操作
◆優化樞紐分析表的視覺
-改變預設表頭文字內容
-改變列標籤加總金額的顯示方式
-不顯示欄或列的總合

本篇的學習重點:

  • 樞紐分析表的操作
  • 樞紐分析表的好處

一、樞紐分析表基本操作

這回我們要做的是就是將雜亂無章的銷售明細(如下圖),使用樞紐分析表來整理,讓它更淺顯易懂。

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大重點:格式美化!

太過雜亂的數據沒辦法分析,因此第一步請先將你需要的數據內容全部圈選起來,然後點選「插入」的「樞紐分析表」。

接著會在右方會出現「樞紐分析表欄位」,本來所有的數據項目都不會被勾選起來,這時只需要將需要分析的數據項目用滑鼠左鍵長按,並拉~~~到想要的行列欄位,就完成自訂欄位的步驟囉!

記得:想要放在左側的欄目就放進「列」的位置;想要放在上方的項目則放進「欄」的位置。

接著可以看到,表格的顯示的會依照分析表欄位的排序來顯示,例如:把「商品種類」放在「顏色」上方,左側的「列」就會先顯示「商品種類」才顯示「顏色」;上方欄目的操作方式也一樣。而加總則會顯示在最下方~

這時候請大家要記得,如果原始的資料有變動,樞紐分析表是不會自動更新的,所以要記得原始資料變動後,務必執行這一步:

點選樞紐分析表,接著從上方選單中的「樞紐分析表分析」中點選「重新整理」。這樣才會得到正確的數字喔!


樞紐分析表的好處

樞紐分析表,除了更好閱讀,也更方便。看到左側的「加」和「減」符號了嗎?點下去就能展開或者收合,讓你可以更簡單的選取自己想閱讀的方式。

另外,如果我們將其他的條件放到樞紐分析表欄位中的「篩選」,就能夠直接一次篩選出自己希望分析的數據條件喔!真的超級方便的呢!

二、該怎麼更加優化樞紐分析表的視覺?

簡單的說明完樞紐分析表的應用和好處之後,我們要教大家怎麼把表格變得更漂亮、更容易閱讀。

1.改變EXCEL預設的表頭文字

在右邊的「樞紐分析表欄位」裡,找到想設定的文字,點選右側的向下小箭頭之後,選取「值欄位設定」。

接著就會出現一個小視窗,讓你可以自訂名稱啦!

2.改變列標籤加總金額的顯示方式

目前的表格中,加總是顯示在上方的「商品種類」。如果覺得目前將加總顯示在上方的方式看起來不習慣,我們可以將加總移到下方。


同樣是從右側的「樞紐分析表欄位」中的列標籤右側的向下小箭頭中,選取「欄位設定」。接著在出現的視窗中,點選「版面配置與列印」,然後點選「以列表方式顯示項目標簽」。合計的數值就會跑到下方啦!

3.怎樣不顯示欄的總合或列的總合

如果不想看到總和的話,在樞紐分析表內點選右鍵後,選取「樞紐分析表選項」。接著從跳出的視窗中選取「總計與篩選」,然後把不想要的部分取消打勾,接著按下確定就行囉!

最後,開心職場提供給大家一個表格,可以下載來練習看看自己做樞紐分析表唷😉

以上就是本次的樞紐分析表教學。希望能幫助到大家唷!!


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【EXCEL 放題】超實用4大隱藏版功能,輕鬆戰勝試算表

雖然EXCEL是辦公室必備軟體,但大多數的人只把它當自帶格線的WORD,不僅難以操作又浪費時間,成為上班族的夢魘。因此開心職場決定新開一個系列【Excel 放題】,把超實用又簡單的公式操作,到處理一切複雜大小事的樞紐分析,通通分享給讀者們。想要工作更輕鬆的話,就繼續看下去吧:

基礎功能篇】總介紹
1.排序
2.篩選
3.條件式格式設定
4.樞紐分析

1.排序

面對混亂的數字或日期,根本沒辦法看出一個邏輯來的時候怎麼辦呢?
其實可以將想整理的範圍圈選起來,使用「常用」裡面的「排序與篩選」接著依照你想要的方式,由小到大或由大到小來排列。

排序結果如下,數字自動地依照大小排列好囉!而且除了數字外,在後續欄位若有其它文字的話也不需要擔心,因為排序功能是會將同一列資料連動的,所以不用擔心資料會亂掉唷!

2.篩選

排序完以後,如果想選出特定的資料,就可以善用篩選功能:
只要選取想要過篩的項目欄位,選擇「常用」中的「排序與篩選」,然後點選「篩選」。

在儲存格中出現向下的小箭頭之後,點選箭頭,然後把你想要看到的資料打勾。

呈現出來的結果就只會剩下你想要的資料啦!當然除了篩選特定的資料外,想要篩出特定的「數字範圍」也是可以的唷!

篩選應用:找出大於5000的營業額
點選「數字篩選」然後可以選擇出數字小於、大於、等於的項目。

3.條件式格式設定

直接圖示化你的數據,讓觀看表格的人一眼就辨認出數量的多寡。雖然很方便,但這是一個沒什麼人知道的功能:

只要圈選需要分析的範圍,然後點選「常用」裡面的「條件式格式設定」,接著點選「資料橫條」,然後選取自己想要的顏色,就會出現下圖的效果(依照數量的多寡來顯示顏色)。這樣一來,不必使用圖表也能輕鬆的看出數據多寡啦!

4.樞紐分析表

如果想要快速整理大量且複雜的資料,內建的樞紐分析表就是你的首選了。只要將想整理的內容圈選起來,然後點選「插入」裡面的「樞紐分析表」

右側的「樞紐分析表欄位」可以自行選擇要將現有的項目放在欄或是列,然後將數量放在「值」。這樣就會出現自動計算加總的表格囉!

以上的實用數據整理技巧,希望能夠幫助大家更方便順利地使用EXCEL。其他的技巧請待下集,掰掰!


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