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【雲端職人】Google Docs也能發會議通知?3種隱藏功能讓工作更有效率!

遠距工作中很重要的一件事就是能和同事們同步所有的工作進度,並且確實的掌握開會的時間等等,所以我們今天就要來教大家怎麼使用Google Docs的附加工具來讓團隊工作更有效率。

◆開啟工具
◆建立會議
◆建立代辦事項

編輯文件時,突然想到需要通知同事的內容,使用Google內建的功能,不必開新視窗也能新建會議或待辦事項。


開啟工具

點選右下角的小箭頭「顯示側邊面板」 ,就會出現「Google日曆」、「Keep」和「Google工作表」。


建立會議

點選底下的「建立活動」, 接著就可以依照自己的需求輸入會議開始及結束的時間、在日曆上顯示的顏色以及會議的相關說明。

如果要邀請其他人員參加此會議,從下方的「新增邀請對象」處輸入對方的email, 接著按下「儲存」, 然後就能選擇是否要傳送email給與會人員。


建立待辦事項

想要建立工作事項或者待辦事項,從右側的「側邊面板」中點選「Google工作表」就能新增工作。點選之後,下方會出現待辦事項清單,點下右邊的「筆型符號」,就能編輯工作內容。

完成工作後點選工作項目前面的「O」,此項目就會自動消失。

建立後,不管是會議還是工作待辦清單,從Google行事曆中都能看到這些訊息,也能同步讓其他同事看到。讓你們的工作更順暢。

不過這些方便的功能基本上是存在於電腦版中,所以如果想用手機看到你的待辦事項(Tasks),必須要另外下載Google的Tasks app,這是我們覺得這個系統唯一不方便的部分啦😕


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【雲端職人】共同編輯超好用!遠端工作必備的Google Docs功能

線上共同編輯軟體不論你是一般工作者,或者遠距工作者,都是相當便利的好幫手!其中最方便快速的,不外乎就是Google推出的Office啦!

不知道大家是不是都已經充分的認識它的功能了呢?如果還不懂,就趕快讀一下這篇文章吧!

Google Docs點擊這邊就可以開啟囉:https://www.google.com/docs/about/

今天要跟大家介紹的是Google Docs中「共同編輯」的相關功能:
◆設定共同編輯
◆通知功能
◆註解功能
◆建議操作

設定共同編輯

首先打開Google的應用程式後,點選右上角頭像左側的「共用」。

接著,想設定只有特定的人可以編輯的話,點選「新增使用者和群組」,然後輸入對方的email帳號(最好是google帳號的email位址,這樣系統會記錄是誰進行編輯)。

然後從右側可以選擇使用者的權限,並於email下方勾選「通知邀請對象」,接著按下「傳送」,系統就會發送編輯通知給該名使用者。

如果要讓所有知道連結的人都可以編輯,就從「取得連結」中,點選「變更任何知道這個連結的使用者權限」。

然後把權限改為「編輯者」,之後只要把連結貼給別人,人家就能參與編輯了。


通知功能

Google預設條件為只要有人編輯就會發email通知原作者(也就是建立檔案的人),當然我們也能自己設定通知的條件。點選右上角「共用」左側的「開啟註解紀錄」(對話框符號),接著點選「通知」就能依照自己的需求修改設定了。


註解功能

若有其他的意見,但又不太確定是否該直接修改內容時,可以用加註解的方式。針對內容加上註解,要先把想加註解的文字選起來後,點下右側出現的「加註解符號」。

輸入完成自己想加上的註解之後,千萬別忘了按下「註解」,這樣才算完成喔!

想要針對別人的回覆再次回應,直接點選回覆的框框,就能夠輸入文字,接著按下「回覆」,就會發出回應的訊息。另外,如果不再需要此註解,想要消除時,同樣點選框框後,按下「✓」就可以囉!


建議操作

建議操作會在原始文件中加入建議修改的方式,與大家討論沒問題後,只要打勾就會自動依照建議操作的內容自動修改。(p.s.如果用加註的方式,必須在文件中重新修改)。想要使用建議操作,可以點選右鍵,選取「建議編輯」;或者從右上角的「編輯模式」選取「建議操作」。

或者也可以直接點選文字,右方會出現「建議編輯」的選項,點下去就可以直接編輯囉!

事後確認如果要依照「建議操作」的內容修改,點選右側框框內的「✓」,不要的話,點選「X」,就能快速的修改完成囉!

以上就是使用Google文書工具的共同編輯小技巧,不知道的趕快做筆記,知道的趕快傳給還不知道怎麼使用的人吧!


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