分類彙整:PowerPoint

【PPT放題】進階簡報技巧:用互動式簡報讓你的提案更加分

你可能以為這篇是要教你們使用動畫,那你可就猜錯啦!雖然動畫功能會讓簡報更活潑,但設定的時間如果現場狀況不和,那可是會大扣分的!

因此這次來教大家更好用的「互動式簡報」,利用PPT內建功能來讓你的簡報更生動!

這篇會教你什麼呢:
◆互動按鈕:單張投影片呈現多項內容
◆使用連結:建立簡報目錄欄
◆投影片縮放:建立簡報目錄欄

互動方式一:互動按鈕

在單張投映片中,如果有很多資訊想呈現,為了避免資訊過多的狀況,可以使用「互動按鈕」設定,當你提到相關內容時,按下按鈕再顯示想要呈現的內容。

互動按鈕作法:
將圖片和按鈕都製作好,點選圖片並選取上方選單中的「動畫」>「新增動畫」,選擇圖片出現的方式。

點選「動畫窗格」後,右側就會出現所有的動畫設定。在右側動畫窗格內,將右邊的向下箭頭點下去,選擇「時間」。再來從觸發程序中,選擇「按一下就開始效果」,並選取相對應的LOGO之後按下「確定」。

再來,點選另外兩張圖片,用「新增動畫」幫它們增加「消失」動畫,時間的部分請選取「隨著前動畫」。*注意:這兩個動畫在動畫窗格中的位置必須要在前面製作的出現動畫下方。

以上述的步驟將三組圖片都設定完之後,同時選取三張圖片,再「新增消失動畫」。並從動畫窗格中右側箭頭,選取「與前動畫同時」。*注意:最後製作的這個動畫必須在動畫窗格中最上方。

再來就可以依照自己的喜好調整圖片的位置、加入首頁標題…等。(如果加入首頁標題,請確保它在圖層最下方)。這樣就完成啦!在投影片放映時,點選「TOY STORY 4」這個按鈕的時候,就會出現它的海報囉!


互動方式二:使用連結

建立好所有的投影片,並把第一頁要做成目錄的樣式,放入喜歡的圖片作為按鈕,接著點選其中一個按鈕,然後在上方「插入」中點選「連結」的「插入連結」。在彈出視窗中選擇「這份文件中的位置」,並選取對應的投影片後,再按下「確定」。 重複這樣的方式,完成所有的按鈕即可。

完成目錄頁的3個按鈕設定之後,將它們全選複製,並貼到剩下的每一頁。

開始投影片放映時,出現的會是目錄的畫面。
接著只要點選按鈕,就會自動出現對應的圖啦!

使用連結的好處是,可以任意改變報告的順序,也能隨時直接回到自己想講的頁面,又不必一頁一頁翻。


互動方式三:投影片縮放

這個方法不僅簡單而且在實際放映時又相當美觀,非常值得做簡報時使用。

先將投影片製作完成,並開啟一頁空白投影片作為目錄,選取空白投影片,並從上方「插入」中點選「縮放」裡面的「投影片縮放」

選取所有製作好的投影片內容,點選「插入」後,空白投影片就會直接出現三個按鈕,變成類似目錄投影片的畫面。

同樣選取目錄投影片後,再從上方選擇「投影片放映」裡的「設定投影片放映」。於彈出視窗內的「放映投影片」點選「從1至1」並按下確認,這樣播放時就只會出現第一頁的畫面,這樣就完成啦!

播放時會顯示如下圖,點選想要的按鈕後,就會自動跳到該頁面。如果想回到目錄頁的話,只要按任意鍵就會再回到目錄頁囉!

是不是覺得滿簡單的?希望大家都能善用這些功能,讓簡報變得更有趣哦!

延伸閱讀: 【PPT放題】圖片去背不求人!PPT去背功能詳解


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【PPT放題】不會做簡報圖表?SMART圖表學起來你也能成為圖解大師!

今天開心職場要來跟大家分享PPT內建的實用圖表建立功能,以及這些圖表適合用於什麼樣的情況下使用。

首先,從「插入」裡面可以看到「SmartArt圖形」,點下去後可以看到office系統貼心幫大家分類好的圖形類型

裡面包含有:
◆清單
◆流程圖
◆循環圖
◆階層圖
◆關聯圖
◆矩陣圖
◆金字塔圖

那就一起來看看各種圖形的使用時機和建立方式吧!


清單

當有許多項目需要列出,但其中沒有明顯的關聯性或者沒有先後順序時,就相當適合使用這種圖形。例如:公司這次推出的產品種類有A、B、C、D;公司的各部門介紹;各部門同事介紹…等。

從左側「文字窗格」區域內輸入文字,就會自動顯示在SmartArt圖形中。

「升階」的功能代表將文字內容變成表頭,當選取特定文字後,點選「升階」,會看到文字被放到上面較深色的區塊。

「降階」的功能會將表頭的文字放到內容的部分。點選文字後,若按「降階」,就會看到所點選的文字及原先在其下方的文字,全部都被轉換成內容。

「上移」和「下移」可以改變每一個區塊的順序。

如果想讓順序全部顛倒,「從右至左」可以幫你直接完整調換產品的順序唷!


流程圖

顧名思義,這個圖形在要表現事件的先後順序、執行的流程時才會使用。例如:公司歷史介紹;專案的執行作業順序;製程步驟…等。

跟大家介紹幾種較常使用的流程圖

1. 基本流程圖

用來強調每件事情間的先後順序,也是最清楚明瞭的一種流程圖。

2. 流程箭號

強調每個狀態間要做的動作,如果需要強調每段過程間經歷的步驟或需要做些哪些事時,建議可以使用這樣的圖形。

3. V型箭號清單

每個事件都有必辦事項時,以這個圖形更能清楚表達有那些大事件,及每件事件中分別有哪些要處理的任務。

循環圖

如果流程是循環性的,就可以使用這種圖形,會比使用長條狀的流程圖更顯眼。例如:財務預算審核流程、KPI追蹤流程…等。


階層圖

用來展現「組織結構」的最佳圖表。例如:公司內部組織結構或各部門內人員組織結構。

文字窗格裡,每一個「階層」就會對應到圖中的一個階層。如同「清單」,可以選擇升降階和上下移的功能來調整順序。

每個部門的分支,可以從「SmartArt設計」裡面的「版面配置」選取想要的格式。記得在選擇格式前,要先點選「文字窗格」裡面分支的頭,接著再看自己想要哪種樣式(首行由左開始、首行由右開始、兩側)。

如果想要增加助理,可以從「SmartArt設計」裡面的「新增圖案」中點選「新增助理」。接著就會在你選擇的部門主管的下方出現一個格子。助理的顯示方式在「文字窗格」中會和其他不同,其他職務前方顯示的是圓點,而助理職務前方則是折線加圓點。


關聯圖

關聯圖中有許多不同的圖形,可以用來強調「對立狀況」、「平衡狀態」、「交集聯集」、「核心目標」、「架構」等等各種不同的狀態。

開心職場今天想跟大家介紹其中比較方便使用的3種:

1. 循環矩陣圖

當有幾個不同面向,同時構成一個完整概念時,非常適合使用此圖表。例如常說的4P,4C。

2. 基本文氏圖表

強調多個概念的集合,就非常適合使用這個圖形。例如:新產品具有哪些優勢。

3. 星型清單

針對衍伸出來的案例做說明,例如:新的行銷企劃提供三種不同的方案及做法。


矩陣圖

矩陣圖最佳時機是用在市場分析的時候,例如我們常聽到的SWOT,或是要分析和競爭品牌的市場定位差異及顧客定位分析。


金字塔圖

金字塔圖可以用來表現高低階層、通路大小等訊息,通常用金字塔的表現模式,越頂端會給人越高階的感覺。使用上可以拿來說明銷貨通路、客層分析…等。

以上就是各位整理的SmartArt好用圖形,希望能讓大家在製作簡報時可以有更多的選擇,不再只有滿滿的文字囉!


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【PPT放題】2招教你優化簡報,讓觀眾不再想睡覺!

今天我們要教大家2個在PPT中突顯重點的方法,讓你面前的觀眾更聚焦在簡報上!

◆重點HIGHLIGHT
◆案件顯示詳細內容

一、重點HIGHLIGHT

第一步先將投影片內容製作好之後。
從上方選單點選「插入」→「圖案」,然後選擇長方形。依照想要強調的字樣長寬拉出長方形。

接著點選這個長方形,從上方選單的「圖形格式」中,將「圖案外框」改為「無外框」。再來從同樣的位置,點選「圖案填滿」裡面的「其他填滿色彩」。選擇好自己想要的顏色,然後調整透明度,之後再按下「確定」。這樣就會出現類似螢光筆的效果啦!

再來要加入動畫效果囉!

首先,先將做好的HIGHLIGHT圖框點選起來,再從上方選單的「動畫」裡面選擇你想要的出現效果。

接著再從「動畫」裡「新增動畫」,點選「消失」。

將設定好的長方形動畫複製一個出來,從「動畫窗格」裡面找到第二個長方形的「出現動畫」,並從右邊的向下箭頭裡,點選「與前動畫同時」。

最後,把第二的長方形複製到你想要的所有位置,就完成囉!

這樣一來,播放同影片時,只要點一下滑鼠,就會出現HIGHLIGHT,每按一下,原本的HIGHLIGHT就會消失,然後出現下一個啦!


二、按鍵顯示詳細內容

這種做法要將每部分的細節內容都分開做成一個文字方塊,排版好之後,把他們全部按順序選起來,然後從上方表單的「動畫」點選自己想要的「出現」動畫。

然後打開動畫窗格,如同前面教的作法,把動畫窗格內的所有動作改成「按一下滑鼠開始」。這樣就完成囉!

每按一下滑鼠,就會出現一個細節。如果希望一次只出現一個細節,就如同HIGHLIGHT的作法,多新增消失的動畫,然後移動到適當的順序就可以囉!

今天的PPT教學就到這邊,希望能幫助到大家!

如果還有什麼想學的東西,也請告訴開心職場唷!


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