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【Word放題】一鍵修改指定文字!超省時Word隱藏秘技!

你們有處理過工作上的合約文件嗎?合約短則一頁,長至幾十頁,這麼多頁只要多一個客戶,光改客戶名稱就崩潰;或者想到要找某項條文,又要一頁一頁往下拉,不知道要拉多久才到。

其實Word有些內建的超便利功能,讓你可以同時大量修改特定內容,以及快速跳到需要修改的地方哦!話不多說,立刻進教學~

這次會學到的功能有:
◆超簡易的版面美化功能:快速組件
◆大量修改特定內容的功能:文件摘要資訊
◆快速跳到特定頁面的功能:交互參照

一.快速組件(快速套用格式樣板)

快速組件是Word裡鮮為人知的功能,加入快速組建可以快速加入一段文字,而且不必自己設計也能有內建版型可用,在做文字引述、內容強調時,都相當實用。操作方法非常簡單,從「插入」裡點選「快速組件」中的「建置組塊組合管理」。

接著就能看到各種格式選擇,可以直接套用引述文字,或插入重點提示欄位等等。選擇適用的格式後按下「插入」,Word中就會出現漂亮的文字方塊,接著就能自行編輯其中的文字內容。


二.文件摘要資訊(大量修改指定文字)

快速組件除了版型好用之外,其中的「文件摘要資訊」可以讓你大量修改文件中相同的文案種類,例如在修改公司名稱、公司資訊時用這項功能,就不太會遺漏資訊。從「插入」中選取「快速組件」內的「文件摘要資訊」,接著會看到許多的項目可以選擇,包括公司、公司名稱、作者…等項目,點選自己需要的項目即可。接下來在出現的[ ]內輸入需要的文字,例如:開心職場。

不過千萬要記得,在建立合約時,只要會用到此公司名稱,都得以「文件摘要資訊」插入名稱,這樣日後要修正時,只要修改其中一個,就會全數一起修改好囉!


三.交互參照(檔案內超連結)

最後要教的是查找功能,可以用來製作目錄頁或者嵌入文章內容,讓你快速可以跳換到相關的頁面。這邊以目錄為示範,先把內容都完成,接著在要插入連結的位置,點選「插入」中的「交互參照」。接著從下方選擇想要連結的段落。

右上角的「插入參照類型的」可選擇插入的內容,例如要讓目錄顯示段落標題,就選擇「段落文字」,若要插入頁碼,就選擇「頁碼」。選擇完畢後按下「插入」。

再來就會看到文字出現啦!將滑鼠移到文字後,會看到系統提示「按住CTRL鍵再按一下滑鼠以追蹤連結」,照做的話,就會自動跳轉到該頁面囉!

以上就是我們今天的Word教學啦!希望大家能有效的運用這些功能,讓自己的職場生活更游刃有餘唷!


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【WORD放題】千封邀請函一次完成!善用這個功能超省事

大家是否曾經遇過需要製作大量郵件的狀況:例如邀請信每個人的名字和地址都不一樣,是不是只能認命的打開Word,將一筆一筆資料剪下貼上?

這種痛苦的事情不要再做啦!今天開心職場要教大家如何將Excel的內容直接轉換成Word,省去這些麻煩。

第一步:在Word輸入郵件信內容&在Excel檔輸入資料

首先第一步,建立一個Word檔,把需要的郵件內容輸入完成。另外也要記得打開Excel檔,把要替換的寄件者資料輸入完成。

第二步:從Word檔中匯入Excel資料

接著從Word上方清單的「郵件」裡面點選「選取收件者」中的「使用現有清單」。然後選擇好你的Excel資料清單及工作表,然後點選確認。

第三步:替換資料文字

然後將想要替換的文字選起來之後,從上方的「郵件」中點選「輸入合併欄位」,然後選擇自己想要匯入的內容。

選擇好之後會看到文件的內容顯示為《粉絲姓名》,這就表示已經成功囉!

完成後,怎麼檢查呢?

如果想看看結果如何,就從上方點選「預覽結果」,就能看到呈現的效果了。當你想看下一筆資料,在「預覽結果」的右側可以按下一頁,就能一筆一筆瀏覽啦!

確認沒有問題之後,就可以點選右側的「完成與合併」,選擇要「列印」還是「傳送電子郵件」,接下來Word就會幫你自動全部處理好了~

這樣的功能是不是非常方便呢?希望能幫助到需要大量輸出不同資料的你們,讓你們能夠大量節省不必要的時間。


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【Word放題】別再用文字藝術師!教你用Word排出超美報告版型

無論是履歷或公司年度報告,只要是不好的排版,即使內容相當精采,也無法抓住眾人的目光。當然不是每個人都會排版,除了拿網路上的免費樣板以外,其實只要善用Word,更能照自己的需求排出漂亮的版位哦!這篇排版大補帖很長,接下來就慢慢交給大家啦~

今天的內容有:
◆多欄呈現
◆複製格式
◆自首放大
◆換頁
◆頁首、頁碼、頁尾
◆浮水印&頁面色彩
◆頁面框線

❖ 多欄呈現效果

首先,將想要分成多欄的部分圈選起來,接著從上方選單的「版面配置」中點選「欄」,然後選擇你想要的欄數。

結果就會像下圖,將你所圈選起來的部分分成兩欄囉!

如果不想要這麼死板板的左右欄寬相同大小,當然也是可行的。

同樣把想要的部分選起來,從上方選單點選「版面配置」裡面「欄」,接著選取「其他欄」。

接著就可以從跳出的視窗中,選擇想要的排版方式,當然,也可以從中間的「寬度」部分手動調整左右欄位的大小。


❖ 複製格式

想要使用相同的字型和大小,但卻忘記是什麼設定?不用驚慌,把你想要使用的字圈選起來,接著從「常用」中按下「複製格式」。

再來直接將想要更改的字全部圈起來,它就會自動變成你想要的字型和大小囉!


❖ 字首放大

將想要放大字首放大的那一行圈選起來,接著點「插入」裡面的「字首放大」,接著就會自動呈現如雜誌書籍等美美的首字放大效果囉!


❖ 換頁

想要把內容移到下一頁,不要再傻傻地狂按Enter啦!直接點選想要分頁的位置,接著從「插入」中點選「分頁符號」。

Word就會自動把後面的文字移到下一頁了。


❖ 頁首、頁尾、頁碼

頁首及頁尾是會自動呈現在每一頁的內容,用於報告中可在每頁重複提醒觀讀者這份計畫的名稱、公司名稱、小組名稱…等。

從「插入」中選取「頁首」或「頁尾」。接著就會發現本文的部分變成灰色,那就是進入了編輯頁首(或頁尾)的模式了。這時就可以手動輸入想要呈現的字樣,或者是放入圖片。

插入頁碼的的方式也非常簡單,從「插入」中選取「頁碼」,接著就能選取自己想要的頁碼樣式。若想要修改頁碼格式,或者第一頁不想呈現頁碼,這些調整都能從上方選單中的「頁首及頁尾」中「頁碼」的「頁碼格式」中編輯。

點選之後出現的視窗中可以選擇自己想要的數字格式,下面還能設定起始頁碼。完成設定後記得一定要按「確認」,不然是不會出現效果的喔!


❖ 浮水印&頁面色彩

浮水印可以適當的美化版面,但建議放上簡單的圖樣,例如公司logo,太過複雜的圖案只會造成反效果。製作的方法是從上方選擇「設計」,接著可以在右側看到「浮水印」,點下去之後可以直接選擇簡單的樣板,或者再選擇下方的「自訂浮水印」。

點選之後會出現一個視窗,這時可以選擇自己想要的圖片,並調整大小(縮放比例),另外右側還有一個選項叫「刷淡」,它會自動將圖片顏色變淡,減少對於文字閱讀的影響。建議大家可以自己衡量原本圖片的色彩深淺,再來決定浮水印是否需要刷淡。

頁面色彩則是會自動填滿整個頁面,從「設計」中點選「頁面色彩」,接著就能選取自己想要的顏色。或者可以選擇其中的「填滿效果」,就能自行設計想要的底圖樣式。

如果選擇「填滿效果」,會出現一個視窗,讓你選擇自己想要的樣式。其中有漸層、材質、圖樣、圖片四種,如果選擇圖片,就能匯入自己想放的圖片。

我們使用開心職場的圖片作為頁面色彩,結果如下。會發現其實圖片本身長寬和頁面的長寬比不同,所以它會有重複出現,並且沒有置中。相較於浮水印,顏色又更深。所以在報告的內容裡較不建議使用。但如果作為封面,能夠呈現不同的效果的喔!


❖ 頁面框線

從上方選單中,選擇「設計」然後點選「頁面框線」,就會跳出一個視窗供你做選擇。除了基本的線條樣式(並可調整色彩及粗細)外,Word本身還有內建的圖樣可以做為邊框。

下面就是使用框線可以做出來的效果啦!

頁面框線的使用不只是加上大框框在整頁周圍,也可以用於文字之間的分隔。點選想要加入分隔線的位置後,再點擊「頁面框線」,接著在跳出的視窗中選取「框線」,然後左側可選取「自訂」、右側選取套用至「段落(加上區隔線)」或「文字(對文字做效果)」。

如果只想在下方加入區隔線,就在右側預覽的位置,點選下方線條的按鈕。再來就可以依照個人喜好,選擇自己想要的線條樣式、色彩、寬度…等。

下圖左側就是使用「段落」加入框線,右圖則是使用「文字」加入框線的效果。

今天交給大家簡單的版面操作說明,希望都能幫助到你們,讓大家可以做出水噹噹的報告喔!


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