分類彙整:辦公室求生術

說話沒人聽?用問句掌握你的職場話語權!

以前都在教大家解決問題,這次要教大家怎麼用問題化危機為轉機~ 

對客人提出好的問題,可以得到更多的訊息,幫助你成功的銷售自家產品;而在辦公室裡,也能藉由好的提問,得到更有效的溝通。

今天開心職場就要來跟大家分享幾種實用的提問的方式。

◆封閉式提問

封閉式的問題是指答案為「是、否」;「對、不對」;「可以、不可以」等,已限制回答方向的問題。

封閉式提問通常是為了引導討論方向,到自己想要的結果。

例如商品快要成交,但客戶仍在猶豫中,就可以藉由這樣的問題來強化客戶「必須」要購買的想法,像是:「您想要刷卡還是付現?」或是「您是否需要特別的包裝?」

而在職場上,面對容易發散焦點的同事時,也非常適合使用這類型的問句,避免他的焦點轉移。例如:「你覺得我們這個案子這樣做可以嗎?」、「我們現在是否應該討論xxx企劃案?」

而封閉式提問也可以用來加強自己的話語權,藉由以下兩種方式,在提問時引導對方把自己的想法考慮進去:

(1)建議式提問

在提問的同時帶出自己的建議,通常用以轉變或者加強他人對於某個想法的信念。

例如面對固執上司時,就可以用這樣的方式提出「您覺得A方案是不是能夠為公司帶來更高的收益呢?」

以這樣的方式提出建議,主管的接受度會比直接說「我們應該這麼做」還要高出許多,也較容易讓自己的意見被接納。

對於下屬時,則較常用於取代責問,這樣能避免下屬心中牴觸的情緒,他們也就不會持續強詞奪理。例如:「覺得我們用xxx方法去做,會不會更有效率?」

(2)假設式提問

假設性的問題則可以引起他人的反思,有點像是把球丟給對方,藉此引導他人給出明確的答案,或做出符合你期望的決策。

像是在賣場裡,銷售人員常會使用這類的提問,例如想要強化顧客的購買動機,例如:「如果這個商品能幫助您縮短工作時間,不就該購買此商品帶來更高的效益?」;在客人遲遲無法做決定時,則可以問:「如果現在購買,今天還有額外的優惠,您確定不需要嗎?」

而在工作場合,不論是對上司提供建議,或者想要激發下屬的動力,也都能使用這類的提問。例如:「若我們選擇A企劃,是否能提高營利?」、「如果你提前訂好工作進度,是否就不用加班?」

◆開放式提問

開放式的問題就是沒有預設答案選項的問題,被問者能夠自由的回應自己真實的想法。透過這種方式,通常能取得更多的訊息。

例如在銷售商品時,可以用「您想購買這件商品的目的是什麼呢?」、「您對於產品有哪些期望?」等問題來詢問,得到的回答也會有助於修正自己接下來的銷售話術,以促成交易。

而開放式的問法在職場溝通上,也能讓對方感受到你是認真在徵詢他的意見、聽取他的想法,例如:「你覺得這個企劃怎麼做比較好?」透過這樣的提問,能夠拉近雙方的距離,有助於進行有效的溝通。

而在進行開放式提問時,要注意以下兩個點,才不會造成反效果:

(1)將主動權交給對方

採取帶有好奇心、較為輕鬆的問法,將反問或責問的語氣軟化,並將主動權交給對方,藉此攻破對方心防,讓對方聽取建議。

通常在與下屬溝通時,很適合用這種方式,例如當下屬並沒有事先報備就擅自決策,可以問說「這個決策是誰負責的呢?」

除此之外,在教育新人時,也可以藉以加強他對所學事物的印象。例如:「如果要做xxx,有哪些步驟呢?」

(2)避免質問

如果用質問的方式,對方往往會有十足的防備心,而沒有說出真正的緣由,導致你無法有效與對方溝通。這時,建議可以將「為什麼」改成「是什麼」,這樣對方就比較容易卸下心防,你也更有機會知道背後真正的原因。

例如將「你為什麼這麼做?」的質問語氣稍微轉換一下,變成「這麼做是有什麼考量呢?」、「是什麼理由讓你這麼做?」

有時候除了導正對方的概念外,或許還能藉此得到其他你沒想過卻能幫助你的新點子。

以上提供給讀者們幾種不同的提問辦法,大家可以多多練習,讓自己能夠問出更實用然後比較不刺耳的問題。當然,提問的辦法不會只有這幾種,開心職場也建議大家可以多聽聽前輩們都怎麼問,藉此找出更多優質的提問方式喔!


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只靠加薪是留不住的!激發90後下屬動力從此開始!

無可否認的,大多數的人工作就是為了賺錢好生活,因此每當公司想到要激發員工動力時,使用的方式就是晉升或是提高薪水。但大多數的時候,身為小主管的你就算想幫下屬加薪,可能也會被(萬惡)人資擋住,這樣要怎樣讓下屬心甘情願的工作呢?

今天我們就要來聊聊即使沒有預算,該如何有效地激發員工或下屬的動力。

「成就感」其實是人類最大的原動力

回想自己小時候,完成一件事情後獲得父母或師長的鼓勵和讚美,其實只要接收到這樣的反饋,對人就能起到很大的激勵效果。只是當我們出社會後,面臨到現實的考量,逐漸忘了這樣單純的滿足感也能達到激勵的作用,而認為只有錢才能作為引起他人工作的動機。

有沒有覺得其實人類很單純(笑),因此想讓員工及下屬產生發自內心的工作動力時,其實可以透過以下三個階段,讓他們從「我必須做」的態度轉變為「我想去做」:

階段一:讓下屬意識到自己該做什麼要做什麼

明確的讓下屬知道自己該做什麼事,以及要達成什麼目標

給予的目標絕對不能模稜兩可,下屬可以知道你期望的明確成果和效果,他們才能夠朝正確的方向進行。

因此在設定目標時,可以多與下屬溝通,取得雙方的平衡點,而不是僅依照自己的想法去設定過高的目標,否則當下屬認定目標不可能達成時,他們反而會變成完全不願意去嘗試。

當然,溝通的內容不會只有成效或成果,也包含了計畫的執行方式和時限,只有當雙方都同意的狀況下,才有辦法達到激勵部屬的效果。

階段二:讓下屬開始喜歡做這件事情

給下屬一個願景,讓他們知道達成目標後會有什麼樣的收穫

創造一個未來的願景給自己的下屬,讓他們知道為什麼自己需要達成訂定的目標。

這裡指的收穫當然有可能是金錢,例如:達到業績目標的獎金或分紅,也可能是只要照著規劃的執行方式和步調走,大家都會更輕鬆或準時下班。不論是給予部下什麼樣的願景,保持自己正面積極的態度,用肯定的方式與下屬溝通,將能夠讓下屬們更熱衷於目前被交付的任務。

此外,不要吝嗇你的讚美,雖然不像實質的獎金獎勵能看的見,但卻是鼓舞人心最有力的方式。

階段三:讓下屬相信自己能完成這件事

培養下屬,讓他們具備能夠負擔任務的能力

就像我們不能期待小學生會算微積分,你的下屬們當然也是一樣,遇到他們從來沒有接觸過的東西,不會做是很正常的。

因此請保持耐心去指導自己的部下,給予適當的資源,讓他們能學習成長。或者以身作則,實際的示範要怎麼處理,然後再讓他們試著去做。這時,適時的鼓勵是非常重要的,當你的下屬完成了被交付的任務,若能當著其他人的面前給予讚美,這樣獲得的成就感將更能激發他的動力。

當你的下屬具備有足夠的能力時,不妨試著將能力下放,讓他們也能參與決策,因為如果是他們自己主動參與的決策,往往也能會對自己決策的結果和目標有更多的動力。長久下來,也能夠減少主管的工作負擔。

說明了以上三個階段以及我們應該做些什麼事,還是要再次提醒各位新手小主管們,請盡量隨時保持開放、正面、樂觀的態度與下屬多做溝通,並多多給予他們鼓勵,這才是能夠帶領一個高效率又負責任地團隊的最佳辦法喔!


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比新鮮人還難帶!對付職場老新人的3道法則

讀者投書

最近公司來了個有點資歷的新同事,本來覺得在人力不足的情況下,有個有經驗的人應該是種解脫,但沒想到他總是講不聽,很喜歡用在前公司的那套奇怪文化來工作,跟他說要改進的地方,卻只得到臭臉回應“以前我們都這樣做欸”,有時候甚至還會因為以前的工作習慣比較慢,造成團隊工作delay。 遇到這種狀況,除了趕快請大主管把他辭掉,還能怎麼辦呢??
---高雄陳先生

剛升上小主管的各位,勢必會遇到需要帶新人的狀況。如果是社會新鮮人,像張白紙,就算不夠聰明,至少聽話。但若不幸的遇到「老新人」,這種已經在行業待了一陣子,卻遲遲無法升遷所以轉換公司而再度成為新人的這種,最讓人苦惱。

這樣的人,通常已經有自己習慣的做事模式,也不太願意改變,所以和新公司格格不入,甚至拖延進度,反而成為最大的麻煩。

遇到這樣的老新人,該,該怎麼辦?今天開心職場就要交給大家幾個小技巧啦!

Tip 1 : 詢問他的想法,參考他的建議,培養良好的互動模式

我們的工作模式和方法,其實也是在我們當新人的時候,前輩們交給我們的。當然,這些方法和技巧沒有絕對的對錯,有些事情或許適合使用某些方式,而另一些任務則是用另一種方法。

所以我們建議大家也不要畫地自限,當老新人被分派給你時,其實可以看作是個機會點,詢問他在先前的公司是否有什麼更有效率的做事方法,說不定還能借用他的經驗幫你提升整個部門的效益。

當你有禮貌地詢問他時,他能感受到你對他的尊重,通常也就會投桃報李,除了獲得好建議外,還能和他培養良好的互動,說不定他甚至會成為你最得力的左右手。

Tip 2 : 了解他的過往工作經驗,分派擅長的工作及單人任務

試著去了解他在前份工作實際的工作內容是什麼,以及他擅長的項目細節是什麼,盡量分派他已經熟習的工作內容給他。

這麼做的好處有二:第一,他已經習慣的內容,自然不需要太過操心,害怕會耽誤進度;第二,他適任這項工作,將這個內容指派由他一個人完成時,就不會因為工作方式不同,造成團隊合作的不和諧。

Tip 3 : 改變自己交付任務的習慣,而不要試著改變他執行的方式

有些老新人會憑藉自己的經驗來斷定任務需要交付的成果以及時間,你想要80分,他心中卻想成60分,或者擅自的延誤1至2天才完成任務。

以交付時間為例,遇到這種新人,不妨可以先試試看跟他溝通,讓他了解或許在他的前一份公司,延後2天是被允許的,但在現在的公司內並沒有這樣的文化。

如果溝通後還是死性不改,那就不必白費口舌,畢竟改變自己的習慣總是比改變他人的習慣來的容易。直接在交付任務給他時就把時限往前移,這樣即使他繼續他拖延任務的習慣,也不會影響到整個計畫的時效。

把握上面提到的幾點,試著先進行良好的溝通,若不行的話可以試試改變自己的習慣,或者發派適合他的工作。如果這一切都行不通,下下策當然就是把握「試用期」,到期後仍取得不了平衡,請他另尋高就吧!

不要覺得過意不去,每個人都有自己適合的工作和適合的公司,如果處不來還硬要勉強,最後搞得不歡而散更尷尬,還不如快快結束,這樣對雙方都會是比較好的結果喔!


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我那麼認真!為什麼一直加班?

為什麼常常看到大家都在打卡上傳聚餐照時,我都還坐在辦公室加班!!!

常常需要加班有以下幾種可能性:

1. 老闆老愛給急件

老闆愛給急件,極有可能是前人養成的壞習慣,如果不想要長期維持這樣的不良工作氛圍,建議還是找上司聊聊吧!良好的溝通往往才能真正改善現況,告知上司自己不是不願工作,但是希望能夠是在正規的上班時間內試著完成更多的任務。這樣才能將工作做得更好,而不是抱持著想下班的情緒,以隨便的態度敷衍地完成被交辦的事項。雙方溝通能有效的找到最適合兩人的合作模式,也才有可能讓你長期的擔任這個職務。如果不知道怎麼聊,或者聊了之後仍然無效,我們推薦你去讀靠邀又是我!總是下班前接到工作該怎麼辦?,在這篇文章中,開心職場有些避免加班的小技巧提供給大家參考。

2. 工作效率太低落

接到的工作量和人家差不多,但同事都準時下班只有自己總得多留下1-2小時?那很有可能是你的工作效率不佳造成時常需要加班了。如果是這種狀況,請重新檢視自己在工作中哪個環節做錯了。

最容易犯的問題是:同時接到多項工作時,交叉的執行各項工作,導致的效益不彰。所以在接到任務的同時,最好能確認時限及重要程度。以最緊急、最重要的優先執行,待首要任務完成後再開始執行次要任務。

另外也不要害羞,多多詢問其他同事建議,試著去了解他們在執行時是否有什麼小技巧,能夠更有效率的完成工作。當然,其他人的技巧或許不適用於所有人,但多聽多試試確實能有效的幫助自己找到最適合自己的方式。

3. 工作太多做不完

大家都接到一樣的工作量?還是只有你接到莫名多的工作?評估工作量是否過多時,可以先參考其他同事的工作量評估。如果發現自己的工作量明顯超出其他同事時,或許是你手上要做的專案爆量,這時候你可以和老闆爭取額外的同事協助你完成工作,平衡工作量。

另外也可以用自己的「薪資」來做評估的標準。若和同職階的同事比起來,自己的工作多很多,也不要覺得老闆討厭你,或許是看重你所以才給了更多的任務,這代表著可能在不久的將來會有機會提升職務。話雖這麼說,我們當然不能自己傻傻地等,否則可能讓你等了整整一年都沒下文。

所以當這樣的情況持續1-2個月,建議可以主動的和主管談,告知主管自己覺得現在的工作量和薪資不成比例,希望能接符合工作合約的工作內容,或者是提高薪資。

4. 不能下班的氛圍

台灣多數的辦公室都有種奇怪的文化,主管和前輩們還沒有下班,即使自己的工作已經完成了,也必須繼續留在辦公室。與其浪費生命待在辦公室無所事事,我們奉勸大家還是想辦法準時離開。

要準時離開又不被人說閒話,確實是有些小技巧的,例如完成工作後,

在大家的面前主動地去向主管報告自己已經完成了,並詢問是否有其他的工作需要在自己下班前協助。當然可能會莫名的接到更多的工作,但多數時候,你若已經好好的做完所有的事情,主管是不會刻意為難你的。而當同事們看到主管允諾OK可以準時下班時,當然也就不會有人對於你準時的下班有任何的意見啦!

5. 下班也必須待命

下班後必須隨時待命這點有不一樣的狀況,如果你的工作不是在救人性命,就算你不回應也不會有任何的傷亡,那就放下你的手機,等上班再回應訊息吧!如果老闆對於下班後不回應有意見,大可告知法定下班後交付工作應該賦予加班費,或者乾脆為自己找個更好的歸宿。

加班不見得是壞事,但千萬不要讓加班影響到自己的私生活。如果真的不幸成了每天加班的社畜,好好地檢視一下原因,找出哪裡出了問題,試著好好的和上司溝通,並做好自己該做的事、好好的掌控進度,這樣才能真正的改變現狀喔!


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讓BOSS幫你打BOSS!直屬上司的使用說明書

讀者投書

你好,
畢業後開始工作以來,我一直有一個困擾,就是年資太淺,很多事情都叫不動資深的老鳥。我覺得和同事間的溝通總是很沒有效率,對方就是不甩我。如果老闆不出面,這些老同事就一直拖,時間無限的延宕。
但到最後死線快到了苦的就是我,當老闆發現時都晚了,來質問我為何一個專案要搞這麼久,但明明就不是我的錯!!!
我想問,難道真的非得每次都要請主管協助溝通才會有效嗎?但我又不想要主管覺得我很無能。我到底該怎麼辦好?
  —來自食物鍊底層的小蝦米(新竹)

什麼時候該請主管出馬?開心職場今天就要來教你怎麼拿捏!

叫你老闆出來 不代表你就爛

首先,我們要給大家一個概念,請主管幫忙並不代表自己無能。

試著想想看,如果真的遇到非常難以配合的同事或者其他的部門,不管怎麼溝通他們總是想盡辦法拖到底,結果耽誤到專案的進度,而你的主管在最後一刻才被告知無法準時繳出成果,他會怎麼想?這個時候,即便你告訴他是他人的問題(實際上也是),但在主管的耳裡聽起來只會像是個藉口,而你,就會被貼上「無能」的標籤。

何時拿出主管這張牌 兩大面向要兼顧

話雖這麼說,但我們也不是要大家有事沒事就去請主管出面給對方下馬威!

要是每次都得請主管幫忙,確實會如前面所提到的,讓主管覺得你很廢的印象。

所以在請主管出馬前,要先思考兩大重點:

  1. 重要性

這件事情的重要程度為何?如果對方不願幫忙,會影響到整個專案的進度,那才算是可以請主管協助溝通的事件;如果這是一件不會影響整體進度的小事,建議還是自己多嘗試其他的方法去協調,不要去打擾你的主管啦!

  1. 時間點

至於什麼時候才是請主管幫忙的時機?我們會建議千萬不要等到繳交期限前一天才告訴主管,這樣緊迫的時間會給主管及同事們許多壓力,所以容易造成他人不好的印象。所以可以想想要預留給同事們多少的時間去完成作業,以及預留給主管多少的緩衝時間,並提前向主管請求協助。例如:同事完成工作需要3天,主管很忙可能需要2天,那就在你需要拿到對方成果的5天前就務必要請求主管幫忙囉!

想靠一己之力? 你可以先試試這一招

至於那些運氣超不好,老闆脾氣超大,不到最後一個關卡前,真的很不想找老闆出面解決事情的衰人,這裡有一個小技巧不妨試試看:先花點時間與對方多溝通幾次,若總是沒有效果,可以試著去理解對方為何不願配合,然後告訴對方他的協助對於這個案子的重要性以及他若不幫忙的後果,將態度稍微放軟,或許就會有效果了。但對方如果真的就是固執又懶散到極致,「還是你需要我請主管來溝通?」這句話或許能夠幫助你推動對方去做事,就不必主管親自出馬了!

好啦,伴君如伴虎、扮豬吃老虎的技巧大家都學會了嗎?

漂亮打出『主管牌』,職場菜鳥也能輕鬆駕馭老鳥囉!


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學會在職場說不!《愈說不愈自由》教你拒絕職場情緒勒索

前陣子Hoppy來了位酒客,她喝了三杯酒後突然問我有沒有缺端盤子的職缺,她想離職。

一問之下才發現,原來她每天加班到凌晨,都是為了把自己的工作趕完,因為白天所有的同事、主管、別的部門的同事,三不五時就請她幫忙。搞到最後自己的工作只好加班做完,還因為這樣造成考績不佳加不到薪,主管還覺得她工作沒效率。

但Hoppy想說,這種情況下,離職並沒辦法解決真正的問題。

你也是職場濫好人嗎?

上面說到的這個酒客,其實就是標準的濫。好。人!什麼樣的人、什麼樣的請求,都有求必應。但其實,當個濫好人,並不能讓你飛黃騰達,反而會讓你如履薄冰。怎麼說呢?

最近Hoppy閱讀的這本書,《愈說不愈自由》中,就有了很精闢的見解。書中提到,在職場上有求必應的人,一但接下了別人的請求卻達不到時,很容易就會成為揹黑鍋的那位。舉例來說,濫好人雖然每次接下的任務都順利完成,但長久下來,別人不但不會感謝他,更只會把他的好視為理所當然。而只要濫好人偶爾拒絕一次,就會立刻變成箭靶。「自私、自利、自大」等等不好的標籤一個個往他身上貼,最後搞得自己身心疲憊。

但如此吃力不討好,為什麼還是有人會一而再、再而三的答應職場上的各種請求呢?書中提到了11種難以拒絕的原因,原因何其多,但總歸在職場上最常發生的應該就屬:

  • 我們想要營造有價值的形象
  • 我們害怕錯失機會

然而,當答應請求的同時,是否真的會如預期的那樣進行呢?還是反而錯過了更多?這本書,希望濫好人們好好反思自己的苦勞,是否真的能如期獲得相對應的報酬。

除了點出大家無法拒絕職場要求的原因之外,書中更提供「10大說不策略」,Hoppy覺得這些「說不策略」,很值得濫好人酒客們配酒好好深讀!書中教大家如何堅定自己的內心,不要被情感或莫名奇妙的期待勒索,同時也提出了一些婉拒要求的技巧和避免被討厭的策略。

其中讓Hoppy最愛的「說不策略」就是—-「請對方晚點再問一次」。有些人只是懶得自己動腦動手,所以遇到人就問能不能幫忙,正巧你就是那個距離他最近的倒楣鬼。在這種狀況下,如果隨口就答應了,無疑是自找麻煩!倒不如回「我現在有點忙,能不能晚點再找我,或許我等下能幫上忙」,給自己足夠的時間思考評估是否真能提供協助,又不必「直接」的拒絕對方。

當然,除了策略理論之外,書中還很貼心的附上了實戰篇對話,針對不同的對象,提供給讀者們拒絕金句參考。

《愈說不愈自由 還能當好人》是本讀起來很輕鬆的書。首先,頁數不多,所以讀起來沒有壓力。另外,書中大多以實際的案例來說明,就像在看別人的八卦小故事。最重要的是,裡面的各種拒絕金句,大家真的可以偷偷收藏起來自己用!當然,這類與心理、人際相處相關的問題並沒有絕對的答案,酒客們看完書,吸收的應該是不同的觀點,而不是硬生生的直接搬到自己的案例上使用哦!Hoppy建議各位可以參考書中分析的內容,試著去以書中提到的概念去評估自己的狀況,然後找出最適合自己的應對方案。

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換名片都有學問?職場不能犯的7大禁忌

在職場上想要平步青雲,除了具有良好的工作能力之外,懂得做人也相當重要。平時工作中的應對進退如果做得不好,甚至有可能影響到未來升遷的機會。這次就來分享幾個你可能沒注意過的商務禮儀,檢視一下自己是不是默默變成「沒禮貌」的下屬囉!

一. 進出禮節

若與主管同時進出一個地點時,應該主動協助開門。

如果門是朝自己的方向開,在開門後應該留在原處,讓主管先出入;如果門是朝反方向開的時候,自己可以先走過門,然後扶著門,等待主管出入後再自行跟上。

二. 會議座位

進入會議室開會時,記得把正對投影幕的位置留給主管;若是和客戶進行多人會議,最高階的主管通常會坐在最中間的位置,位階越低的越旁邊。

記住,不管是什麼樣的狀況,都應該由主管先入座後,才能坐下喔!

三. 交換名片

交換名片時,記得把自己的名字朝上並轉成方便對方閱讀的角度,讓人第一眼就能看到名字,並要用雙手奉上。另外在收下名片的時候,不要太順手就放到口袋裡,可以依照對方座位的順序平放在桌上,當作備忘memo,或者是好好的收納到名片本、名片夾內。

● 位階較低的人應該優先主動的遞出名片

● 面對廠商時,由主管優先交換名片

四. 介紹他人

和廠商或客戶會面時,應該主動介紹同事。

原則上由主管來介紹下屬,但若是第一次見面的客戶,則是由先前負責接洽的同仁進行介紹。介紹的順序同樣應該由職務高到低,也就是從主管開始介紹起。

五. 電梯禮節

進出電梯時,不論是進還是出,順序都是一樣的:廠商→主管→自己。

在等待別人進出時,手應該要扶著電梯的門。另外,進入電梯後應該主動地按下樓層,如果是只有廠商要進電梯,也應該先幫忙按好樓層。

六. 報告場合

大型的團體報告中,輪到你報告時,請記得要主動站起來,讓人可以清楚明瞭的知道誰在發言。如果是人數較少的洽談狀況,就不必刻意站起來囉!不然反倒會顯得很奇怪。

另外,若是和主管的一對一報告,除非主管一開始就讓你坐下,否則千萬不要擅自就坐。

七. 搭計程車

上車時主動幫主管開門,讓主管就坐。在人數較多的時候要特別注意,位階最小的人應該主動的坐到前座。並且在到達地點時,也是由位階最低的員工負責付款的事宜。詳細可以參考座位圖:

「禮多人不怪」在職場上也是非常受用的,今天跟大家分享幾個商務禮儀,還不知道的要趕快學起來,不要再因為無心的舉動,讓主管誤以為你是個沒禮貌甚至想篡位的老鼠屎啦!


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第一次做PPT就上手!如何做出優秀提案簡報?

各位想必都曾經被要求過上台做簡報吧!上台簡報除了口頭報告外,事前的PPT準備也是相當重要的,然而卻沒人告訴我們該怎麼做才是正確的。

別緊張,開心職場現在就要來跟大家分享要怎麼做出一份優質的簡報。

重點一:架構明確

做簡報別當寫作文那樣天馬行空
記得整體架構要明確,並有前後邏輯依據

在開始進行製作之前,務必釐清自己想傳達的重點。資料中要能清楚的說明前因後果,並帶出結論才是一份好的簡報。擬定順序之後再開始製作內容。

重點二:少即是多!

切記:簡報不是論文,不需要滿滿的文字

首先,先釐清做這份PPT的目的是什麼,因為通常簡報還會細分成閱讀版和提案版這兩種版本。

如果像閱讀版是呈交給主管自行閱讀,記得要將細節描述清楚;但如果是上台報告的提案版,太多的文字反而是沒有任何意義的。

由於觀眾會將焦點放在主講人身上,並不是看書,沒有時間逐字拜讀你的大作,所以將重點文字列出來就好,建議可以下列三項為主。

  • 標題:讓觀眾清楚知道話題
  • 關鍵字:標示演講內容的重點
  • 關鍵數據:作為論點加強的輔助

當然,如果這幾項不足以表明想傳達的內容,還是可以加些許輔助說明的文字。但記得針對每項重點的描述盡量不要超過2行文字,以免模糊焦點。

而倘若你擔心在報告時遺漏重要訊息,想將所有細節都寫上,那就寫在「備忘稿」裡面吧!在口頭簡報時,只要使用「簡報者檢視畫面」,就能夠讓自己看到所有內容,而觀眾只看到精美的投影片啦!

重點三:圖解資訊吸收更快

人是視覺動物,記得:圖表比文字更吸睛也更容易理解

大腦在處理文字與圖像的方式不同,處理影像圖片時是採「同步處理」,處理文字則是以線性的「循序處理」,也因此「圖片」在人類的生理上更易於與其他資訊相互連結。這也就是為什麼相較於口述和文字,圖表反而更有助聽眾對「想法」及「概念」的理解。

  • 長條圖、折線圖、圓餅圖怎麼用?

當要描述市場變化、業績成長、業績占比…等數據時,若能以長條圖、折線圖或者圓餅圖來呈現數據,將有助於觀眾的理解。

  • 表格怎麼用?

若是對於兩個或多個方案做比較,則可以選用表格來表現,並於表格上將較有優勢的一方做記號,這會讓觀眾迅速地掌握兩者的差異,自己也能有全盤掌握。

  • 流程圖怎麼用?

如果要敘述步驟,使用流程圖會比「第一步…」、「第二步…」、「第三部…」等文字的贅述還要更加簡潔明瞭。

重點四:適時配圖增加印象

我們當然都希望能做出美麗的簡報,但如果只是為了要美化,而選擇毫無意義的圖片,結果只會模糊焦點。如果沒有適用的圖片,乾脆留白、降低簡報中的雜訊。例如講到新美妝產品的提案,當然就該找美妝產品的圖片作妝點的素材,而不是Hello Kitty。

切記:圖片不僅是美化而是強化印象,因此應採用與內容相關聯的圖檔

想美化但沒有適當的圖片時,請找些簡單的幾何形狀,像是直線、圓形、三角形等來做美化就好。

就算這份文件只是作為口頭簡報的輔助,仍應該確保文字是容易閱讀的。如果採用美觀但不易閱讀的文字,觀眾為了看懂投影片的內容多費精神,反而會讓他們無心在你的口頭報告上。

除此之外,也要記得選用合適的簡報色彩主題,讓底色設計跟字型盡量是高對比的呈現,以免被投放在螢幕上看不清楚內容!

不論如何,方便閱讀都是整份資料的重點,所以除了文字應該選擇方便閱讀的字體之外,當然也應力求整體的呈現方式一致,以利閱讀並讓觀眾能快速的抓住重點。

同時這邊也附上一個很實用的簡報素材模板網站,可以用這些素材來輔助你的簡報哦:https://glide.slidor.fr/


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課本上沒有教的職涯規劃術!用《商業模式圖》做人生規劃!

今天要跟讀者們分享的是,如何將《獲利世代》商業模式圖,運用在自己的職涯規劃上,幫助自己了解個人的優勢以及如何運用在職場之中。

首先,先簡單說明什麼是商業模式圖(Business Model Canvas),以及為什麼可以可以運用在個人身上。

所謂的商業模式圖,是企業或者部門用來釐清自有的資源、客戶需求,並延伸到成本和獲利的圖表。商業模式圖具有完備的邏輯概念,因此能夠協助企業擬定營運或行銷策略。除此之外,商業模式圖在新興企業募資時,也時常被拿出來使用,因為它能讓股東清楚的看出整體的營運計畫和獲利模式。

而利用商業模式圖來發想個人生涯策略,就是把自己當作一間公司來規劃。就讓開心職場手把手教你,該如何使用商業模式圖來規劃自我職涯發展囉!

讓我們先來假設個情境:阿斗是業務職,而他希望能夠獲得升遷和加薪。

Step 1:收入與好處 Revenue Streams

首先,先確認你採取這次策略規劃的「目的」是什麼?

對公司而言目的可能就是增加營收;對個人而言是你想要得到的好處,例如:升遷、加薪、擁有好心情…等

◆阿斗希望獲得什麼呢?
升遷、加薪

Step 2:目標客層 Customers

公司在制定企劃時,勢必要以「顧客」為出發點,只有知道目標客群是誰,才能夠針對這些人訂定出適應的產品及行銷策略。

運用在個人的時候,簡單說就是「你想要取悅的對象」。如果為了升遷,需要討好主管,那就是主管;如果是想要有高營業額,那就是客戶;想要有好的人際關係,那有可能是同事。總之,先確認這群人是誰,才能把握你使力的方向正確。

◆對象是誰?
主管

Step 3:價值主張 Value Propositions

接著,你要思考自己能夠提供給這些你想要取悅的對象什麼「價值」。例如幫助老闆達成業績目標、或是安心把工作交付給你的信任感。

若不太確定自己可以提供的「價值主張」,你可以透過以下分析,來制定價值主張。

例如阿斗是一名業務,對於他的顧客「主管」來說,阿斗可提供的商品(Product & Service),就是『業績』。

而阿斗可以透過Gain Creators增加顧客某種好處(例如幫助主管提升業績)、或是Pain Relievers解除顧客某種痛點(例如主管可能一直無法衝出好的業績),來強化他的提供的商品(業績)。

◆能提供什麼給對方?
達到業績目標、給予足夠的信任感

Step 4:通路 Channels

接下來,確認「價值主張」之後,就要思考如何將它提供給對方。

如果前面提到「價值主張」是無形的,這邊就要想作是「如何讓對方知道」你幫他做了某些事。

例如:阿斗以數據的方式呈現他已達成業績目標,並在會議上報告成果。

◆怎麼提供給對方?
業績目標(如:透過實際的數據呈現)、信任感(如:提供最新的訊息和成效)

Step 5:顧客關係 Customer relationships

在公司的長遠經營考量下,顧客關係指的是如何與顧客間維持互動,而特別注重要如何建立連結、用什麼方式和顧客溝通。因為只有收到顧客的反饋,才能夠適時依照顧客需求做調整,同時維持顧客的忠誠度。

套用到個人的話,可以想像是要用什麼辦法維持與想要取悅的人之間的關係。例如要取悅主管,或許可以是不著邊際的詢問,又或者和其他同事打聽。

◆怎麼維持和對方的關係?
日常打招呼、關心、邀約午餐

Step 6:關鍵資源 Key resources

關鍵資源對於公司來說,是指一切可以運用於製造符合顧客需求的產品的元素。例如資金、人力、專利…等資產。而對於個人來說,就是自己手上握有的資源,除了資金和頭銜之外,軟性能力也要納入考量,包含技能和長處,甚至好的個性都可以是你的關鍵資源。

◆有哪些資源?
腳踏實地、兩年的業務經驗、誠實

Step 7:關鍵合作夥伴 Key partnerships

再來,針對上述所提到的關鍵資源與關鍵活動,會需要可以支持的單位。

對於企業而言,會是供應商或者非競爭對手的可合作的其他企業;對於個人,就是能夠提供你協助,支持你完成目標的對象。提供的協助範圍界定很廣,可以是心理上的支持、口碑的宣傳…等。

◆哪些人能幫助自己?
客戶、同事

Step 8:關鍵活動 Key activities

當握有關鍵資源,重要是你要如何應用。就如公司應該要利用既有的資源做哪些事,才能創造出符合顧客需要的產品;個人也是該思考如何利用自己有形和無形的資產,做哪些事情才能產生出能夠給人的好處。

◆要做哪些事才能達成目標?
勤勞拜訪客戶、建立良好的同儕關係

Step 9:成本結構Cost Structure

最後,上述的資源投入,肯定會產生一些成本,也需要納入考量。對於公司就會是公司主要的成本開銷;對個人來說的成本除了金錢外,還有壓力、時間…等無形的都應該要算進去。

◆要付出的成本有哪些?
下班後的時間(如:應酬、解答客戶問題、額外市場研究等)、應酬的花費

以上就是幾個間單的步驟,來幫助你完成個人的商業模式啦!

最後,我們得老實說,雖然這個方法在思緒混亂時,確實能夠幫助你將混亂的資訊做整合,讓你更清楚自己該做哪些事。但要達成目標,最終還是得靠你開始付出行動,才能夠心想事成啦~


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王牌業務都這樣賣!提升業績的B2B銷售技巧

上次跟小米粒們分享了B2C的銷售法,今天就來聊聊如果是B2B的商業模式,有哪些可以採用的銷售法吧!

● Challenger selling(挑戰者銷售法)
● Consultative selling(顧問式銷售法)
● MEDDIC 銷售法

Challenger selling (挑戰者銷售法)

這個銷售法是在Matthew Dixon和Brent Adamson的《The Challenger Sale》書中提出的,本書將所有的B2B銷售人員分為五類:認真工作者、獨立工作者、問題解決者、關係建立者和挑戰者。兩位作者研究指出有40%的成功銷售人員都屬於「挑戰者」類型,並闡述了這類型的銷售人員常用的銷售過程為「教導引導→客製溝通→控制過程」。

1. 教導引導 Teach:讓顧客發現到潛在的大問題或是商業危機,重新考量自身需求,透過這一步可以創造需求同時影響顧客的期望。教育客戶、提出創新的方法,讓他們知道有不同的辦法可以克服他們可能會遇到的障礙。

2. 客製溝通 Tailor:為顧客訂製一套有效解決的方案,針對且專門的溝通方式。在開始溝通前,可以多觀察顧客的說話習慣,或者看看對方的網站來理解公司的文化。這樣的銷售體驗可以增進顧客對產品或服務的信任和依賴,並提升顧客的忠誠度。

3. 控制過程 Take control:掌控銷售過程是挑戰者銷售技巧中最重要的一環。所謂的掌控指的是挑選「正確的」人交談,找對決策者才能實質對銷售有正面影響。當客戶退縮時,不是輕易妥協,而是將對話引導到另一個角度來挑戰顧客的思維,如從價格轉到價值。

執行時,不要忘了在開始對話前,先擬定一個最終目標,並設想要如何才能達到目標。開始實行時,要專注於訂定的目標,不要輕易的被顧客牽著走。

這樣的模式,通過引導和客製的過程,確實能建立與顧客獨特的緊密關係。挑戰客戶,除了能把控制權握回自己手中、掌握業績外,還可以避免被要求降價或折扣等折損毛利的結果。


Consultative selling (顧問式銷售法)

顧名思義,這樣的銷售法就是把自己的角色由銷售人員轉換為專業顧問,通過問題發掘顧客的需求,並著重於顧客對自己及產品的想法。

「把顧客放第一」就是這個銷售法的主要概念及目標。執行上有六個步驟:

1. 調查:基本要蒐集的有顧客的訊息、競爭品牌的訊息,這樣才能知道要以何作為和其他品牌競爭的依據,並且為顧客可能提出的問題做好準備。

2. 詢問:詢問客人的需求及痛點,執行上可以從基礎的問題開始,一步一步的深入到更具象化的問題。

3. 傾聽:仔細聆聽顧客說的話,並從中蒐集更多訊息,找出顧客對於什麼事情更感興趣,例如成本開銷、生產效能、獲利比率等。記得在顧客說完後可以做一下總結,以免其中有所誤解。

4. 指導:著重於如何協助對方克服他的問題,而不是宣傳自身產品或服務的效能。在進行溝通的時候,話題應該環繞著為了幫助客戶改善xxx問題,這樣才能讓顧客對於提出的建議更加信任。

5. 資格:當顧客認可之後,持續的分配時間給顧客,盡可能的協助他們,不要急於完成交易。若顧客遲遲未下單,也可以將顧客可能感興趣的相關訊息主動的傳遞給顧客。

6. 結案:通常都能順利的接單,若顧客仍沒有下單,最後一步可以暗示顧客沒有購買你的產品,可能會導致他無法達成目標,並且提醒他沒有達成目標的負面結果。

顧問式銷售法不論進行到哪個步驟,都應該要完成以下三點:顧客實現他們的目標、銷售員解決顧客問題、銷售員滿足顧客需求。以這種銷售手腕,持續灌輸「成功的唯一方法就是聽顧問的」這個概念給顧客能,才夠建立和客戶間的長期關係。


MEDDIC

MEDDIC銷售法是針對B2B的銷售系統所提出的,能夠幫助安排時間和訂定目標銷售點,以獲得最有效的結果。MEDDIC主要的主張為:選擇一個更有潛力的客戶,成功率就會更高。最適合用於銷售週期較長的銷售事件,如銷售高單價商品(賣機器給客戶)或者客戶想要改變其公司內營運系統(賣軟體給客戶)。

1. 指標 Metrics:你的產品或服務能提供給客戶多大的利益。

銷售前,要先了解顧客希望購買的產品能帶給他們什麼,以能夠量化的數值來賦予這次的消費行為更高的合理性。如:投資報酬率、可以多產出N個商品、可以節省N個小時。以此來引發買方的興趣。

2. 經濟買家 Economic buyer:找到能夠做決策的那個人。

只有找到直接能做決策的人進行交涉,能增加成交的機會。開始交涉的過程中,可以試著透過詢問的方式來打聽誰是決策者,如:有其他人會參與購買過程嗎?我可以將他們加入會議中。

3. 決策標準 Decision criteria:哪些因素會直接影響到買家是否購買。

B2B的銷售過程中,通常都會有其他的競爭對手,探聽有哪些競爭者,並強調自家產品與眾不同之處。此外,也應該深入了解買家做決策的標準,這時可以從技術決策標準和商業決策標準兩方面著手。

技術決策:對方採購後,是否必須大幅修改自有的系統來配合購入的新商品或服務

商業決策:此商品或服務是否在對方的預算內,以及其投資報酬率是否符合預期。

4. 決策過程 Decision process:買家的採購流程為何。

了解對方的採購流程,才能夠隨時追蹤進度,並確保交易成功。若你的產品或服務已經滿足了「決策標準」的條件,接下來可以試著查探是否還有其他決策者,以及是否所有的決策者都已經收到了產品的全部相關資訊。

5.痛點識別 Identify pain:自家產品如何解決顧客面臨的問題。

客戶通常面臨的問題為過高的成本、太低的收入、生產效能低落…等,透過幫客戶釐清問題,分析成本的效益,就能夠讓他們了解你的產品能帶給他們什麼好處。同時也能從另一個角度切入,讓他們體認到如果沒有你的產品或服務,他們會面臨哪些風險和挑戰。例如:使用了這個產品,每年可以節省多少錢。

6.擁護者 Champion:與具有影響力的員工建立關係。找到在買方公司中認同此產品並具有影響力的員工,讓他們從內部協助宣揚產品的好處,並讓他們協助向決策者進行推銷,這樣的操作方式將更有效的促進成交。

總而言之,沒有什麼最好的銷售系統,基本上都是因人因時制宜。但不論是哪種銷售法,都必須要依照實際上客戶的狀況及需求,蒐集資訊擬定策略,才有辦法創造更高的業績喔!


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