分類彙整:辦公室求生術

健忘主管決策一直改?他需要的不是銀杏 而是這件事

你是不是也遇過一種主管,非常專業、又有能力,人也算還不錯,但!是!只要遇到提交報告,他總是要你一改再改。就連上回報告已經通過的部分,不知道為什麼這次同樣的部分突然被質疑內容有問題,讓你不禁懷疑他是不是記憶力有點問題,或只是刻意想刁難你?

Hoppy建議酒客們先喝杯酒,不要太往心裡去,畢竟很多主管就是太多事情握在手上,所以常常忘記先前下過的指令。事情多起來真的不太可能記住每句自己說過的話,所以我們會建議各位,若你的主管人不壞也夠專業,就不要因為他的健忘抱怨他啦!記憶力不佳也不是他自願的嘛。

遇到這樣的主管,雖然可以不抱怨他記憶力差,但難道每次都要依照他的要求去修改企畫內容嗎?根據這樣悲劇的記憶力,絕對沒有改完的一天。因此,酒喝完了,我們來練習一下怎麼應對這種記憶力極差的主管吧!

簡單一句話,就是當主管的記憶吐司!我們要做的是在報告時,不時地提醒他他上回說的話。以下三個小撇步,教你如何讓你當塊成功的記憶吐司!

第一招:前情提要

在開始報告前,先用簡單的兩三句話,說明上次的進度以及這次主要的進度。

這一步為的是喚醒主管的記憶,凡是聽過的內容,多少都是有點印象的。所以在開始前若能做個簡短的說明,能讓主管在你進行報告時更進入狀況,同時避免誤會的發生。

第二招:提及先前的要求

報告到上次主管要求修改的部分時,主動的複述他先前的要求,並可以稍稍提及他上次為什麼會有這樣的要求。這樣就能避免他忘記上回的要求,反過來批評你為什麼沒依照他的要求做。

接著說明這次自己是如何修改,以及提及你的思路為何、為什麼這樣修改還有這樣修改之後會有什麼好處。

這樣做能讓主管意識到你有將他的建議放在心上,而且還更進一步多方思考,找出更好的解法,簡直是完美的完成了主管的託付。這麼一來,主管自然會覺得你是個聽話同時又相當專業的絕佳人才,未來要提拔下屬時也就不會忘了你啦!

第三招:說明理由,釐清原因

如果遇到了我們在前言說到的狀況——先前過關的內容突然又有問題,這時怎麼辦?造成問題的原因有兩個,可能是因為其中確實有問題,只是上次他沒注意到;也可能是因為他忘記了為什麼你這麼做,在其中的某個環節突然腦筋轉不過來,所以才認定內容不行。

不過,不管是哪種狀況,我們的應對方法都是差不多的,首先要說明自己的邏輯,是什麼原因讓你這麼做,背後的理由又是什麼,千萬不要讓自己死的不明不白啊!若是健忘的主管,其實很常是他忘記了為什麼之前下指令的原因,因此在你說明後,他認可你的邏輯,也就不會要求你改了。

但如果他聽完後,還是覺得要修正,記得要詢問原因,是不是其中有自己沒有考慮到的因素,或有哪些考量。這樣一來,不只是展現出尊重他的態度,更可以從中學習做為主管的思路,讓自己有更上一層樓的機會。

遇到貴人多忘事的主管,最重要的就是提醒他、把話講清楚。以上交給酒客們三個小小的秘訣,希望也能夠幫助到大家,讓你們遇到這種主管時不再手足無措啦!

對抗其他可怕的老闆:

我的老闆總是交代不清,我該怎麼辦?

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「在嗎?」半夜老闆的來電,比鬼來電更可怕!

讀者投書

明天就是連假了,我今天加班到凌晨12點,把檔案寄給主管後,她立刻打電話狂電我1小時,說這份簡報已經改了3次,為什麼我還是不懂。我想請問開心職場,遇到這樣的狀況我該如何是好QQ
--- 覺得自己碰到萬惡主管的W先生

加班已經夠可憐了,半夜還要被主管要求改資料,想必W先生內心是萬分得委屈,總覺得千錯萬錯都是主管的錯!但在靠邀主管之前,請各位酒客先稍加冷靜,因為遇到這種加班急件的狀況,其實未必全是主管的錯喔!今天Hoppy就要跟酒客分析,遇到這樣的狀況,可能的原因有哪些,同時也會告知大家該怎麼避免或處理這樣的加班窘境。

原因1. 與主管的溝通有問題

改了那麼多次,卻仍然達不到主管的要求,不外乎就是因為:雙方的溝通不良。這部分可以分成兩個面向來探討:

  1. 未能在作業前好好的溝通

溝通都是雙向的,有時候是主管交代得不清不楚,有時候可能是自己沒有聽懂主管的意思,不論如何,就是你們沒有對到頻!

千萬要記得,有不懂的地方,在主管一交代任務時就要問清楚,別不懂裝懂,或是含糊其詞。因為當溝通的落差產生,雙方的認知差距只會越來越大,造成更大的誤解。

但如果主管是個沒耐心跟你解釋的人,不妨詢問跟隨主管較久前輩們的意見,以了解主管到底要的是什麼,摸透老闆的習性之後,未來雙方溝通才能更順暢。

想要更清楚的了解該做些什麼,可以讀一下我的老闆總是交代不清,我該怎麼辦? 唷。

  1. 未能清楚說明工作的成果

還有另外一種可能性,是你在交付工作成果時的溝通不良,導致主管的誤會。

或許你已經充分了解並考量過主管的需求,但經過多方評斷後,最終決定採用另一種更佳的方式來完成這項任務。這個出發點雖然非常良好,但你卻沒有在交付成果的同時,向主管清楚的解釋自己改變作法的原由。這種情況下,很容易讓主管單方面的覺得你違背他的旨意、不受教,因而主管才會對你產生不悅的情緒。

為了避免遇到這種沉冤莫雪的狀況,Hoppy建議,在每一次交付工作成果時「簡短」、「清楚」的闡述自己為什麼這樣做。尤其是,當某些內容沒有辦法依照主管原先要求的去做,更是需要和主管多解釋背後的原因,分析並說明優劣好壞…等。

酒客最常碰到的工作大忌就是Email附檔不寫內文。你可能花了一個晚上寫的報告,就敗在主管開信的那一刻,因為主管只看到一個空白的思想,單方面的覺得你不夠認真。只要簡單寫幾句話,就可以避免後續紛爭,還是簡短的說明吧,不要傻傻地給主管機會開罵!

可能會有些酒客覺得,和主管多解釋,非常浪費時間。但透過和主管解釋你辦事的思維,其實可以讓主管了解你的分析和決策能力,反而會讓主管開始認識你,成為重用你的轉機點呢!

 原因2. 主管是完美主義者

如果你的主管是超高標準的完美主義者,那恭喜你,你有機會也成為一個高標準的員工。因為和完美主義者工作,最好的方法就是「讓自己變得一個比他還更追求完美的人」!

你可以站在主管的立場,先試想他交辦這項工作的目的是什麼、他的需求是什麼,將能有助於你完成這個任務。

關於這部分,開心職場在「『向上管理』入門5心法,讓老闆都聽你的話」中有提到一些,歡迎大家多看看。

 原因3. 主管就是愛找碴

一種情況就是你和主管就是不對盤!主管可能就是看你不順眼,所以才這樣處處找麻煩。

如果真的不幸地遇到這樣的狀況,只能建議你多多學習向上管理的技巧,讓主管對你有好印象、工作有所依賴,才能慢慢改變他處處刁難的狀況啦!

關於向上管理,可以讀向上管理怎麼管?三招教你成為職場小辣椒向上管理起手式!對抗鴨霸老闆,這兩招你一定要學起來

原因4. 自身專業技能不足

若你覺得已經了解透徹主管的需求,但仍被主管要求一改再改,那就要懷疑是不是自己的專業技能不足啦!是不了解軟體的操作和應用方法造成的?還是呈現的方式不夠清晰?

這些除了從每日的工作中一點一滴的詢問前輩外,當然也可以利用空暇時間參加一些進修課程來加強自己的技能。或是到開心職場的工具收納間找答案~ 

原因5. 自己遲交

如果是自己遲交的關係,才被主管在凌晨電,那就要請你自省問題出在哪。

是時間管理有問題的話,就要多學學如何管理自己的進度,做好時間分配,可以看看別讓蕃茄鐘變一坨番茄醬!三個經典高效工作術分享 或者3招重新調整工作步調,終止『職場瞎忙症』

若是因為主管給了太多的工作,工作量太大所以做不完。不妨嘗試和主管多溝通,找出其中的平衡點。

靠邀又是我!總是下班前接到工作該怎麼辦?是開心職場先前分享的另一篇文章,相信能夠幫助到各位讀者們。

以上跟各位讀者們分析了可能的原因,希望你們都不會再遇到這樣加班窘境了啦!


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一秒惹怒前輩!職場上千萬別問的三種問題!

記得初到辦公室,遇到前輩時,他們都說「有問題就問」,還伴隨著一個大大的笑容。然而,當你真的開口問的時候,卻被狂洗臉。這時候是不是覺得可惡的前輩們都在說謊?看到這邊,你們覺得開心職場寫這篇文章是要來安慰大家,和你們一起抱怨主管和前輩嗎?那你就大錯特錯囉!

大家先想想看,如果有人總是問題很多,又盡是些讓你白眼翻到外太空的問題,久了之後,你會怎麼反應?其實大部分的狀況,人家在一開始都是真心誠意地說出「有問題就問」,但或許你的問題真的太不經腦袋又沒有邏輯和基本概念,才導致人家完全不想回答你的問題。

所以今天要告訴大家的就是,哪樣的問題在職場上千萬不要問!!!當然也會教各位,如果非問不可,這些問題怎麼問才不會再被噹。

    基本常識的問題 「這個要怎麼做?這個要怎麼用?」

這個看似認真在請教對方的問題,過了教育訓練或是用期後絕對不能問。基本的問題,學過之後還是不會,然後反覆地問,換作是你被問,你生不生氣?當然,除了公司內部職員都應該要有的技能的問題不能問之外,社會上基本常識的問題也在此類。

這個問題也沒有任何比較好的問法,我只能說在一開始學習時,就該自己勤作筆記,然後多做練習。如果真的遇到了一個全新的狀況,完全不知道該怎麼處理,在問的時候,不要忘了表明自己真的是第一次遇到,不要給人自己很不認真的印象。

    該自己解決的問題 「你覺得怎麼做比較好?我應該怎麼做?我應該怎麼改?」

大部分的公司都是雇用人來解決問題,而不是製造問題的。提出這個問題就顯現出了你沒有獨立思考和解決問題的能力,對於公司來說無異於一個沒有價值的員工。這個問題尤其討人厭的狀況就是:提出項目的人在執行的過程中竟然要去問別人自己的計畫怎麼做。

或許你只是想要請教對方的建議,如果是這樣,請先自己設法做出幾個不同的版本,再拿著這些版本去詢問對方「你覺得哪一個版本比較好?」

    別人也不知道答案的問題 「所以一般來說,這個費用應該是多少?」

有些問題,別人也未必有你要的答案,若是自己能查詢資料就能得到結果,卻硬要去問別人,要求人家給你個答案,那對他人而言,就像是你在指派任務給他們。職場上想要當伸手牌,真的就是死路一條。

在問問題前,自己先試著找答案,除非真的找不到,再問前輩。並且要記住問得時候,要提到自己已經做了哪些事、試圖從哪些管道找答案,但遲遲未果,所以才會詢問對方。另一種狀況是,你對於查到的答案抱持懷疑的態度,那當然就可以帶著你查到的結果去詢問前輩的意見,再次確認你的資訊是否沒問題。

先前也和大家分享過問問題的技巧,沒看過的讀者們可以參考「說話沒人聽?用問句掌握你的職場話語權! 」,除了學會提問的技巧外,也要切記不該問的問題就不要問。這樣才能避免淪為職場社畜唷!


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說話沒人聽?用問句掌握你的職場話語權!

以前都在教大家解決問題,這次要教大家怎麼用問題化危機為轉機~ 

對客人提出好的問題,可以得到更多的訊息,幫助你成功的銷售自家產品;而在辦公室裡,也能藉由好的提問,得到更有效的溝通。

今天開心職場就要來跟大家分享幾種實用的提問的方式。

◆封閉式提問

封閉式的問題是指答案為「是、否」;「對、不對」;「可以、不可以」等,已限制回答方向的問題。

封閉式提問通常是為了引導討論方向,到自己想要的結果。

例如商品快要成交,但客戶仍在猶豫中,就可以藉由這樣的問題來強化客戶「必須」要購買的想法,像是:「您想要刷卡還是付現?」或是「您是否需要特別的包裝?」

而在職場上,面對容易發散焦點的同事時,也非常適合使用這類型的問句,避免他的焦點轉移。例如:「你覺得我們這個案子這樣做可以嗎?」、「我們現在是否應該討論xxx企劃案?」

而封閉式提問也可以用來加強自己的話語權,藉由以下兩種方式,在提問時引導對方把自己的想法考慮進去:

(1)建議式提問

在提問的同時帶出自己的建議,通常用以轉變或者加強他人對於某個想法的信念。

例如面對固執上司時,就可以用這樣的方式提出「您覺得A方案是不是能夠為公司帶來更高的收益呢?」

以這樣的方式提出建議,主管的接受度會比直接說「我們應該這麼做」還要高出許多,也較容易讓自己的意見被接納。

對於下屬時,則較常用於取代責問,這樣能避免下屬心中牴觸的情緒,他們也就不會持續強詞奪理。例如:「覺得我們用xxx方法去做,會不會更有效率?」

(2)假設式提問

假設性的問題則可以引起他人的反思,有點像是把球丟給對方,藉此引導他人給出明確的答案,或做出符合你期望的決策。

像是在賣場裡,銷售人員常會使用這類的提問,例如想要強化顧客的購買動機,例如:「如果這個商品能幫助您縮短工作時間,不就該購買此商品帶來更高的效益?」;在客人遲遲無法做決定時,則可以問:「如果現在購買,今天還有額外的優惠,您確定不需要嗎?」

而在工作場合,不論是對上司提供建議,或者想要激發下屬的動力,也都能使用這類的提問。例如:「若我們選擇A企劃,是否能提高營利?」、「如果你提前訂好工作進度,是否就不用加班?」

◆開放式提問

開放式的問題就是沒有預設答案選項的問題,被問者能夠自由的回應自己真實的想法。透過這種方式,通常能取得更多的訊息。

例如在銷售商品時,可以用「您想購買這件商品的目的是什麼呢?」、「您對於產品有哪些期望?」等問題來詢問,得到的回答也會有助於修正自己接下來的銷售話術,以促成交易。

而開放式的問法在職場溝通上,也能讓對方感受到你是認真在徵詢他的意見、聽取他的想法,例如:「你覺得這個企劃怎麼做比較好?」透過這樣的提問,能夠拉近雙方的距離,有助於進行有效的溝通。

而在進行開放式提問時,要注意以下兩個點,才不會造成反效果:

(1)將主動權交給對方

採取帶有好奇心、較為輕鬆的問法,將反問或責問的語氣軟化,並將主動權交給對方,藉此攻破對方心防,讓對方聽取建議。

通常在與下屬溝通時,很適合用這種方式,例如當下屬並沒有事先報備就擅自決策,可以問說「這個決策是誰負責的呢?」

除此之外,在教育新人時,也可以藉以加強他對所學事物的印象。例如:「如果要做xxx,有哪些步驟呢?」

(2)避免質問

如果用質問的方式,對方往往會有十足的防備心,而沒有說出真正的緣由,導致你無法有效與對方溝通。這時,建議可以將「為什麼」改成「是什麼」,這樣對方就比較容易卸下心防,你也更有機會知道背後真正的原因。

例如將「你為什麼這麼做?」的質問語氣稍微轉換一下,變成「這麼做是有什麼考量呢?」、「是什麼理由讓你這麼做?」

有時候除了導正對方的概念外,或許還能藉此得到其他你沒想過卻能幫助你的新點子。

以上提供給讀者們幾種不同的提問辦法,大家可以多多練習,讓自己能夠問出更實用然後比較不刺耳的問題。當然,提問的辦法不會只有這幾種,開心職場也建議大家可以多聽聽前輩們都怎麼問,藉此找出更多優質的提問方式喔!


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只靠加薪是留不住的!激發90後下屬動力從此開始!

無可否認的,大多數的人工作就是為了賺錢好生活,因此每當公司想到要激發員工動力時,使用的方式就是晉升或是提高薪水。但大多數的時候,身為小主管的你就算想幫下屬加薪,可能也會被(萬惡)人資擋住,這樣要怎樣讓下屬心甘情願的工作呢?

今天我們就要來聊聊即使沒有預算,該如何有效地激發員工或下屬的動力。

「成就感」其實是人類最大的原動力

回想自己小時候,完成一件事情後獲得父母或師長的鼓勵和讚美,其實只要接收到這樣的反饋,對人就能起到很大的激勵效果。只是當我們出社會後,面臨到現實的考量,逐漸忘了這樣單純的滿足感也能達到激勵的作用,而認為只有錢才能作為引起他人工作的動機。

有沒有覺得其實人類很單純(笑),因此想讓員工及下屬產生發自內心的工作動力時,其實可以透過以下三個階段,讓他們從「我必須做」的態度轉變為「我想去做」:

階段一:讓下屬意識到自己該做什麼要做什麼

明確的讓下屬知道自己該做什麼事,以及要達成什麼目標

給予的目標絕對不能模稜兩可,下屬可以知道你期望的明確成果和效果,他們才能夠朝正確的方向進行。

因此在設定目標時,可以多與下屬溝通,取得雙方的平衡點,而不是僅依照自己的想法去設定過高的目標,否則當下屬認定目標不可能達成時,他們反而會變成完全不願意去嘗試。

當然,溝通的內容不會只有成效或成果,也包含了計畫的執行方式和時限,只有當雙方都同意的狀況下,才有辦法達到激勵部屬的效果。

階段二:讓下屬開始喜歡做這件事情

給下屬一個願景,讓他們知道達成目標後會有什麼樣的收穫

創造一個未來的願景給自己的下屬,讓他們知道為什麼自己需要達成訂定的目標。

這裡指的收穫當然有可能是金錢,例如:達到業績目標的獎金或分紅,也可能是只要照著規劃的執行方式和步調走,大家都會更輕鬆或準時下班。不論是給予部下什麼樣的願景,保持自己正面積極的態度,用肯定的方式與下屬溝通,將能夠讓下屬們更熱衷於目前被交付的任務。

此外,不要吝嗇你的讚美,雖然不像實質的獎金獎勵能看的見,但卻是鼓舞人心最有力的方式。

階段三:讓下屬相信自己能完成這件事

培養下屬,讓他們具備能夠負擔任務的能力

就像我們不能期待小學生會算微積分,你的下屬們當然也是一樣,遇到他們從來沒有接觸過的東西,不會做是很正常的。

因此請保持耐心去指導自己的部下,給予適當的資源,讓他們能學習成長。或者以身作則,實際的示範要怎麼處理,然後再讓他們試著去做。這時,適時的鼓勵是非常重要的,當你的下屬完成了被交付的任務,若能當著其他人的面前給予讚美,這樣獲得的成就感將更能激發他的動力。

當你的下屬具備有足夠的能力時,不妨試著將能力下放,讓他們也能參與決策,因為如果是他們自己主動參與的決策,往往也能會對自己決策的結果和目標有更多的動力。長久下來,也能夠減少主管的工作負擔。

說明了以上三個階段以及我們應該做些什麼事,還是要再次提醒各位新手小主管們,請盡量隨時保持開放、正面、樂觀的態度與下屬多做溝通,並多多給予他們鼓勵,這才是能夠帶領一個高效率又負責任地團隊的最佳辦法喔!


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比新鮮人還難帶!對付職場老新人的3道法則

讀者投書

最近公司來了個有點資歷的新同事,本來覺得在人力不足的情況下,有個有經驗的人應該是種解脫,但沒想到他總是講不聽,很喜歡用在前公司的那套奇怪文化來工作,跟他說要改進的地方,卻只得到臭臉回應“以前我們都這樣做欸”,有時候甚至還會因為以前的工作習慣比較慢,造成團隊工作delay。 遇到這種狀況,除了趕快請大主管把他辭掉,還能怎麼辦呢??
---高雄陳先生

剛升上小主管的各位,勢必會遇到需要帶新人的狀況。如果是社會新鮮人,像張白紙,就算不夠聰明,至少聽話。但若不幸的遇到「老新人」,這種已經在行業待了一陣子,卻遲遲無法升遷所以轉換公司而再度成為新人的這種,最讓人苦惱。

這樣的人,通常已經有自己習慣的做事模式,也不太願意改變,所以和新公司格格不入,甚至拖延進度,反而成為最大的麻煩。

遇到這樣的老新人,該,該怎麼辦?今天開心職場就要交給大家幾個小技巧啦!

Tip 1 : 詢問他的想法,參考他的建議,培養良好的互動模式

我們的工作模式和方法,其實也是在我們當新人的時候,前輩們交給我們的。當然,這些方法和技巧沒有絕對的對錯,有些事情或許適合使用某些方式,而另一些任務則是用另一種方法。

所以我們建議大家也不要畫地自限,當老新人被分派給你時,其實可以看作是個機會點,詢問他在先前的公司是否有什麼更有效率的做事方法,說不定還能借用他的經驗幫你提升整個部門的效益。

當你有禮貌地詢問他時,他能感受到你對他的尊重,通常也就會投桃報李,除了獲得好建議外,還能和他培養良好的互動,說不定他甚至會成為你最得力的左右手。

Tip 2 : 了解他的過往工作經驗,分派擅長的工作及單人任務

試著去了解他在前份工作實際的工作內容是什麼,以及他擅長的項目細節是什麼,盡量分派他已經熟習的工作內容給他。

這麼做的好處有二:第一,他已經習慣的內容,自然不需要太過操心,害怕會耽誤進度;第二,他適任這項工作,將這個內容指派由他一個人完成時,就不會因為工作方式不同,造成團隊合作的不和諧。

Tip 3 : 改變自己交付任務的習慣,而不要試著改變他執行的方式

有些老新人會憑藉自己的經驗來斷定任務需要交付的成果以及時間,你想要80分,他心中卻想成60分,或者擅自的延誤1至2天才完成任務。

以交付時間為例,遇到這種新人,不妨可以先試試看跟他溝通,讓他了解或許在他的前一份公司,延後2天是被允許的,但在現在的公司內並沒有這樣的文化。

如果溝通後還是死性不改,那就不必白費口舌,畢竟改變自己的習慣總是比改變他人的習慣來的容易。直接在交付任務給他時就把時限往前移,這樣即使他繼續他拖延任務的習慣,也不會影響到整個計畫的時效。

把握上面提到的幾點,試著先進行良好的溝通,若不行的話可以試試改變自己的習慣,或者發派適合他的工作。如果這一切都行不通,下下策當然就是把握「試用期」,到期後仍取得不了平衡,請他另尋高就吧!

不要覺得過意不去,每個人都有自己適合的工作和適合的公司,如果處不來還硬要勉強,最後搞得不歡而散更尷尬,還不如快快結束,這樣對雙方都會是比較好的結果喔!


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我那麼認真!為什麼一直加班?

為什麼常常看到大家都在打卡上傳聚餐照時,我都還坐在辦公室加班!!!

常常需要加班有以下幾種可能性:

1. 老闆老愛給急件

老闆愛給急件,極有可能是前人養成的壞習慣,如果不想要長期維持這樣的不良工作氛圍,建議還是找上司聊聊吧!良好的溝通往往才能真正改善現況,告知上司自己不是不願工作,但是希望能夠是在正規的上班時間內試著完成更多的任務。這樣才能將工作做得更好,而不是抱持著想下班的情緒,以隨便的態度敷衍地完成被交辦的事項。雙方溝通能有效的找到最適合兩人的合作模式,也才有可能讓你長期的擔任這個職務。如果不知道怎麼聊,或者聊了之後仍然無效,我們推薦你去讀靠邀又是我!總是下班前接到工作該怎麼辦?,在這篇文章中,開心職場有些避免加班的小技巧提供給大家參考。

2. 工作效率太低落

接到的工作量和人家差不多,但同事都準時下班只有自己總得多留下1-2小時?那很有可能是你的工作效率不佳造成時常需要加班了。如果是這種狀況,請重新檢視自己在工作中哪個環節做錯了。

最容易犯的問題是:同時接到多項工作時,交叉的執行各項工作,導致的效益不彰。所以在接到任務的同時,最好能確認時限及重要程度。以最緊急、最重要的優先執行,待首要任務完成後再開始執行次要任務。

另外也不要害羞,多多詢問其他同事建議,試著去了解他們在執行時是否有什麼小技巧,能夠更有效率的完成工作。當然,其他人的技巧或許不適用於所有人,但多聽多試試確實能有效的幫助自己找到最適合自己的方式。

3. 工作太多做不完

大家都接到一樣的工作量?還是只有你接到莫名多的工作?評估工作量是否過多時,可以先參考其他同事的工作量評估。如果發現自己的工作量明顯超出其他同事時,或許是你手上要做的專案爆量,這時候你可以和老闆爭取額外的同事協助你完成工作,平衡工作量。

另外也可以用自己的「薪資」來做評估的標準。若和同職階的同事比起來,自己的工作多很多,也不要覺得老闆討厭你,或許是看重你所以才給了更多的任務,這代表著可能在不久的將來會有機會提升職務。話雖這麼說,我們當然不能自己傻傻地等,否則可能讓你等了整整一年都沒下文。

所以當這樣的情況持續1-2個月,建議可以主動的和主管談,告知主管自己覺得現在的工作量和薪資不成比例,希望能接符合工作合約的工作內容,或者是提高薪資。

4. 不能下班的氛圍

台灣多數的辦公室都有種奇怪的文化,主管和前輩們還沒有下班,即使自己的工作已經完成了,也必須繼續留在辦公室。與其浪費生命待在辦公室無所事事,我們奉勸大家還是想辦法準時離開。

要準時離開又不被人說閒話,確實是有些小技巧的,例如完成工作後,

在大家的面前主動地去向主管報告自己已經完成了,並詢問是否有其他的工作需要在自己下班前協助。當然可能會莫名的接到更多的工作,但多數時候,你若已經好好的做完所有的事情,主管是不會刻意為難你的。而當同事們看到主管允諾OK可以準時下班時,當然也就不會有人對於你準時的下班有任何的意見啦!

5. 下班也必須待命

下班後必須隨時待命這點有不一樣的狀況,如果你的工作不是在救人性命,就算你不回應也不會有任何的傷亡,那就放下你的手機,等上班再回應訊息吧!如果老闆對於下班後不回應有意見,大可告知法定下班後交付工作應該賦予加班費,或者乾脆為自己找個更好的歸宿。

加班不見得是壞事,但千萬不要讓加班影響到自己的私生活。如果真的不幸成了每天加班的社畜,好好地檢視一下原因,找出哪裡出了問題,試著好好的和上司溝通,並做好自己該做的事、好好的掌控進度,這樣才能真正的改變現狀喔!


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讓BOSS幫你打BOSS!直屬上司的使用說明書

讀者投書

你好,
畢業後開始工作以來,我一直有一個困擾,就是年資太淺,很多事情都叫不動資深的老鳥。我覺得和同事間的溝通總是很沒有效率,對方就是不甩我。如果老闆不出面,這些老同事就一直拖,時間無限的延宕。
但到最後死線快到了苦的就是我,當老闆發現時都晚了,來質問我為何一個專案要搞這麼久,但明明就不是我的錯!!!
我想問,難道真的非得每次都要請主管協助溝通才會有效嗎?但我又不想要主管覺得我很無能。我到底該怎麼辦好?
  —來自食物鍊底層的小蝦米(新竹)

什麼時候該請主管出馬?開心職場今天就要來教你怎麼拿捏!

叫你老闆出來 不代表你就爛

首先,我們要給大家一個概念,請主管幫忙並不代表自己無能。

試著想想看,如果真的遇到非常難以配合的同事或者其他的部門,不管怎麼溝通他們總是想盡辦法拖到底,結果耽誤到專案的進度,而你的主管在最後一刻才被告知無法準時繳出成果,他會怎麼想?這個時候,即便你告訴他是他人的問題(實際上也是),但在主管的耳裡聽起來只會像是個藉口,而你,就會被貼上「無能」的標籤。

何時拿出主管這張牌 兩大面向要兼顧

話雖這麼說,但我們也不是要大家有事沒事就去請主管出面給對方下馬威!

要是每次都得請主管幫忙,確實會如前面所提到的,讓主管覺得你很廢的印象。

所以在請主管出馬前,要先思考兩大重點:

  1. 重要性

這件事情的重要程度為何?如果對方不願幫忙,會影響到整個專案的進度,那才算是可以請主管協助溝通的事件;如果這是一件不會影響整體進度的小事,建議還是自己多嘗試其他的方法去協調,不要去打擾你的主管啦!

  1. 時間點

至於什麼時候才是請主管幫忙的時機?我們會建議千萬不要等到繳交期限前一天才告訴主管,這樣緊迫的時間會給主管及同事們許多壓力,所以容易造成他人不好的印象。所以可以想想要預留給同事們多少的時間去完成作業,以及預留給主管多少的緩衝時間,並提前向主管請求協助。例如:同事完成工作需要3天,主管很忙可能需要2天,那就在你需要拿到對方成果的5天前就務必要請求主管幫忙囉!

想靠一己之力? 你可以先試試這一招

至於那些運氣超不好,老闆脾氣超大,不到最後一個關卡前,真的很不想找老闆出面解決事情的衰人,這裡有一個小技巧不妨試試看:先花點時間與對方多溝通幾次,若總是沒有效果,可以試著去理解對方為何不願配合,然後告訴對方他的協助對於這個案子的重要性以及他若不幫忙的後果,將態度稍微放軟,或許就會有效果了。但對方如果真的就是固執又懶散到極致,「還是你需要我請主管來溝通?」這句話或許能夠幫助你推動對方去做事,就不必主管親自出馬了!

好啦,伴君如伴虎、扮豬吃老虎的技巧大家都學會了嗎?

漂亮打出『主管牌』,職場菜鳥也能輕鬆駕馭老鳥囉!


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學會在職場說不!《愈說不愈自由》教你拒絕職場情緒勒索

前陣子Hoppy來了位酒客,她喝了三杯酒後突然問我有沒有缺端盤子的職缺,她想離職。

一問之下才發現,原來她每天加班到凌晨,都是為了把自己的工作趕完,因為白天所有的同事、主管、別的部門的同事,三不五時就請她幫忙。搞到最後自己的工作只好加班做完,還因為這樣造成考績不佳加不到薪,主管還覺得她工作沒效率。

但Hoppy想說,這種情況下,離職並沒辦法解決真正的問題。

你也是職場濫好人嗎?

上面說到的這個酒客,其實就是標準的濫。好。人!什麼樣的人、什麼樣的請求,都有求必應。但其實,當個濫好人,並不能讓你飛黃騰達,反而會讓你如履薄冰。怎麼說呢?

最近Hoppy閱讀的這本書,《愈說不愈自由》中,就有了很精闢的見解。書中提到,在職場上有求必應的人,一但接下了別人的請求卻達不到時,很容易就會成為揹黑鍋的那位。舉例來說,濫好人雖然每次接下的任務都順利完成,但長久下來,別人不但不會感謝他,更只會把他的好視為理所當然。而只要濫好人偶爾拒絕一次,就會立刻變成箭靶。「自私、自利、自大」等等不好的標籤一個個往他身上貼,最後搞得自己身心疲憊。

但如此吃力不討好,為什麼還是有人會一而再、再而三的答應職場上的各種請求呢?書中提到了11種難以拒絕的原因,原因何其多,但總歸在職場上最常發生的應該就屬:

  • 我們想要營造有價值的形象
  • 我們害怕錯失機會

然而,當答應請求的同時,是否真的會如預期的那樣進行呢?還是反而錯過了更多?這本書,希望濫好人們好好反思自己的苦勞,是否真的能如期獲得相對應的報酬。

除了點出大家無法拒絕職場要求的原因之外,書中更提供「10大說不策略」,Hoppy覺得這些「說不策略」,很值得濫好人酒客們配酒好好深讀!書中教大家如何堅定自己的內心,不要被情感或莫名奇妙的期待勒索,同時也提出了一些婉拒要求的技巧和避免被討厭的策略。

其中讓Hoppy最愛的「說不策略」就是—-「請對方晚點再問一次」。有些人只是懶得自己動腦動手,所以遇到人就問能不能幫忙,正巧你就是那個距離他最近的倒楣鬼。在這種狀況下,如果隨口就答應了,無疑是自找麻煩!倒不如回「我現在有點忙,能不能晚點再找我,或許我等下能幫上忙」,給自己足夠的時間思考評估是否真能提供協助,又不必「直接」的拒絕對方。

當然,除了策略理論之外,書中還很貼心的附上了實戰篇對話,針對不同的對象,提供給讀者們拒絕金句參考。

《愈說不愈自由 還能當好人》是本讀起來很輕鬆的書。首先,頁數不多,所以讀起來沒有壓力。另外,書中大多以實際的案例來說明,就像在看別人的八卦小故事。最重要的是,裡面的各種拒絕金句,大家真的可以偷偷收藏起來自己用!當然,這類與心理、人際相處相關的問題並沒有絕對的答案,酒客們看完書,吸收的應該是不同的觀點,而不是硬生生的直接搬到自己的案例上使用哦!Hoppy建議各位可以參考書中分析的內容,試著去以書中提到的概念去評估自己的狀況,然後找出最適合自己的應對方案。

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換名片都有學問?職場不能犯的7大禁忌

在職場上想要平步青雲,除了具有良好的工作能力之外,懂得做人也相當重要。平時工作中的應對進退如果做得不好,甚至有可能影響到未來升遷的機會。這次就來分享幾個你可能沒注意過的商務禮儀,檢視一下自己是不是默默變成「沒禮貌」的下屬囉!

一. 進出禮節

若與主管同時進出一個地點時,應該主動協助開門。

如果門是朝自己的方向開,在開門後應該留在原處,讓主管先出入;如果門是朝反方向開的時候,自己可以先走過門,然後扶著門,等待主管出入後再自行跟上。

二. 會議座位

進入會議室開會時,記得把正對投影幕的位置留給主管;若是和客戶進行多人會議,最高階的主管通常會坐在最中間的位置,位階越低的越旁邊。

記住,不管是什麼樣的狀況,都應該由主管先入座後,才能坐下喔!

三. 交換名片

交換名片時,記得把自己的名字朝上並轉成方便對方閱讀的角度,讓人第一眼就能看到名字,並要用雙手奉上。另外在收下名片的時候,不要太順手就放到口袋裡,可以依照對方座位的順序平放在桌上,當作備忘memo,或者是好好的收納到名片本、名片夾內。

● 位階較低的人應該優先主動的遞出名片

● 面對廠商時,由主管優先交換名片

四. 介紹他人

和廠商或客戶會面時,應該主動介紹同事。

原則上由主管來介紹下屬,但若是第一次見面的客戶,則是由先前負責接洽的同仁進行介紹。介紹的順序同樣應該由職務高到低,也就是從主管開始介紹起。

五. 電梯禮節

進出電梯時,不論是進還是出,順序都是一樣的:廠商→主管→自己。

在等待別人進出時,手應該要扶著電梯的門。另外,進入電梯後應該主動地按下樓層,如果是只有廠商要進電梯,也應該先幫忙按好樓層。

六. 報告場合

大型的團體報告中,輪到你報告時,請記得要主動站起來,讓人可以清楚明瞭的知道誰在發言。如果是人數較少的洽談狀況,就不必刻意站起來囉!不然反倒會顯得很奇怪。

另外,若是和主管的一對一報告,除非主管一開始就讓你坐下,否則千萬不要擅自就坐。

七. 搭計程車

上車時主動幫主管開門,讓主管就坐。在人數較多的時候要特別注意,位階最小的人應該主動的坐到前座。並且在到達地點時,也是由位階最低的員工負責付款的事宜。詳細可以參考座位圖:

「禮多人不怪」在職場上也是非常受用的,今天跟大家分享幾個商務禮儀,還不知道的要趕快學起來,不要再因為無心的舉動,讓主管誤以為你是個沒禮貌甚至想篡位的老鼠屎啦!


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